6 Vorlagen für Check-in-Anweisungen für Gastgeber

Der Check-in ist einer der wichtigsten Momente der Reise eines Gastes. Selbst ein großartiger Aufenthalt kann mit Frustration beginnen, wenn die Gäste nicht wissen, wie sie zu gelangen, wo sie parken können oder was sie tun sollen, wenn sie ankommen.

Klare Check-in-Anweisungen helfen dabei, Fragen in letzter Minute zu vermeiden, Support-Anfragen zu reduzieren und die Ankunft reibungsloser zu gestalten - insbesondere für Gäste, die spät anreisen oder unabhängig einchecken.

Im Folgenden finden Sie 6 Vorlagen für Check-in-Anweisungen, die Sie kopieren, personalisieren und für Airbnb und andere OTAs wiederverwenden können.

Was Sie in die Check-in-Anweisungen aufnehmen sollten

Halten Sie es einfach - Gäste wollen meist nur das Nötigste, damit sie einsteigen können, ohne Sie von der Türschwelle aus zu benachrichtigen:

• Wohin Sie gehen müssen: die genaue Adresse und welcher Eingang zu benutzen ist
• Wann sie ankommen können: Check-in-Zeit (und ob früher/später möglich ist)
• So kommen Sie rein: Schlüsselabholung, Standort des Schließfachs + Code oder Anweisungen für das intelligente Schloss
• Wo Sie parken können: Parkmöglichkeiten, Genehmigungen und eventuelle Einschränkungen
• Wenn etwas schief geht: Was tun, wenn der Code nicht funktioniert oder sie den Schlüssel nicht finden können
• Wi-Fi Details (optional): Netzwerkname + Passwort, wenn Sie alles in einer Nachricht haben möchten

Tipp: Überspringen Sie lange Absätze. Eine kurze Checkliste oder nummerierte Schritte sind am einfachsten zu befolgen - insbesondere beim Self-Check-in.

Messaging-Platzhalter für schnellere Vorlagen

Die Vorlagen unten enthalten einige Platzhalter, wie [Gastname] oder [Zugangscode], so dass Sie sie schnell für jede Buchung anpassen können.

Wenn Sie eine Software für Gästemeldungen verwenden, sind Platzhalter besonders nützlich, denn viele Tools ermöglichen es Ihnen, Vorlagen zu speichern und diese Felder automatisch durch echte Gäste- und Buchungsdaten zu ersetzen - so bleiben Ihre Nachrichten ohne zusätzlichen Aufwand persönlich.

In Your.Rentals Guest Messages können Sie beispielsweise dynamische Felder wie den Vornamen des Gastes oder einen Check-in-Link direkt in Ihre Vorlage einfügen, , und das System füllt sie aus, wenn die Nachricht gesendet wird.

Allgemeine Platzhalter, die in den Vorlagen verwendet werden:

• [Gastname]
• [Name der Immobilie]
• [Adresse]
• [Check-in-Zeit]
• [Zugangscode]
• [Schließfachstandort]
• [Gastgeber-Kontakt]

Nachrichtenvorlagen für Check-in-Anweisungen

Vorlage #1: Standard-Check-in-Anweisungen

Hallo [Gastname],

Hier sind Ihre Check-in-Daten für [Name der Unterkunft]:

Adresse: [Adresse]
Check-in-Zeit: [Check-in-Zeit]
Zugang: [Zugangsdaten]
Wi-Fi-Netzwerk: [Wi-Fi Name]
Passwort: [Wi-Fi Passwort]

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Ankunft benötigen, können Sie mir hier eine Nachricht schicken.

Gute Reise,
[Hostname]

Vorlage #2: Self-Check-in mit Schließfach

Hallo [Gastname],

Sie können jederzeit nach der [Check-in-Zeit] in [Name der Unterkunft] selbst einchecken.

Das Schließfach befindet sich unter [Standort des Schließfachs]
Ihr Code lautet [Zugangscode]
Im Inneren finden Sie den Schlüssel mit der Aufschrift [Schlüsselanhänger].

Lassen Sie mich wissen, wenn etwas unklar ist - ich helfe Ihnen gerne.

[Hostname]

Vorlage #3: Anleitung für Smart Lock / Tastaturbedienung

Hallo [Gastname],

Das Einchecken für [Name der Immobilie] ist ganz einfach über die Tastatur möglich.

Zugangscode: [Zugangscode]
Standort der Tür: [Zugangsdaten]

Geben Sie einfach den Code ein und drücken Sie auf Freischalten.

Sie können mir jederzeit eine Nachricht schicken, wenn Sie Probleme mit dem Zugang haben.

[Hostname]

Vorlage #4: Check-in im Mehrfamilienhaus

Hallo [Gastname],

So greifen Sie auf [Name der Immobilie] zu:

Gebäudeeingang: [Details zum Eingang]
Apartmentnummer: [Unit Number]
Anweisungen zur Schlüsselabgabe/Abholung: [Zugangsdaten]

Wenn Sie ankommen und Hilfe benötigen, benachrichtigen Sie mich sofort.

[Hostname]

Vorlage #5: Parken + Einchecken

Hallo [Gastname],

Nur eine kurze Nachricht vor Ihrer Ankunft in [Name der Immobilie].

Parken: [Parkhinweise]
Check-in-Zeit: [Check-in Zeit]
Zugang: [Zugangshinweise]

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie eine Wegbeschreibung oder etwas anderes benötigen.

[Hostname]

Vorlage #6: Nachricht über verspätete Ankunft beim Check-in

Hallo [Gastname],

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie zu spät ankommen - der Check-in bei [Name der Unterkunft] erfolgt in Selbstbedienung.

Ihr Zugangscode lautet [Zugangscode], und die Anweisungen finden Sie hier:
[Zugangsanweisungen]

Wenn sich während der Ankunft etwas ergibt, können Sie mir jederzeit eine Nachricht zukommen lassen.

[Hostname]

Wann Sie die Check-in-Anweisungen senden sollten

Die meisten Gastgeber senden Ihnen die Check-in-Daten:

• 1-2 Tage vor der Ankunft (damit die Gäste Zeit haben, sie zu prüfen)
• Am Tag vor dem Check-in als Erinnerung, insbesondere für den Self-Check-in
• Ein paar Stunden vor der Ankunft für Last-Minute-Buchungen oder Reservierungen am selben Tag

Wenn Sie die Nachricht zu früh senden, kann sie in der Inbox der Gäste verloren gehen. Wenn Sie zu spät senden, kann das unnötigen Stress verursachen, wenn die Gäste versuchen, anzukommen und das Haus zu betreten.

Speichern Sie diese Vorlagen und automatisieren Sie Check-in-Nachrichten

Kopieren und Einfügen funktioniert - aber es ist leicht, eine Nachricht zu vergessen, wenn Sie beschäftigt sind. Wenn Sie Zeit sparen und konsistent bleiben möchten, können Sie unter
diese Nachrichten als Vorlagen speichern und bei Bedarf wiederverwenden.

Your.Rentals Guest Messages ist ein Software-Tool für Gastnachrichten, das alle Konversationen Ihrer Gäste aus Kanälen wie
Airbnb, Booking.com, Vrbo und mehr an einem Ort zusammenführt.

Sie können auch Vorlagen so planen, dass sie automatisch versendet werden, z. B. wenn eine Buchung bestätigt wird oder X Stunden vor dem Check-in.
So können Sie sicherstellen, dass die Gäste die richtigen Anweisungen zur richtigen Zeit erhalten - ohne manuelle Nachfassaktionen.

Nächster Schritt: Speichern Sie diese Vorlagen in Gastnachrichten und richten Sie Ihren Zeitplan für Check-in-Nachrichten ein.