Der Buchungsstornierungsrichtlinien-Mix, der konvertiert

Zwei Käufer-Mentalitäten

Wenn Sie lange genug mit Kurzzeitvermietungen zu tun haben, werden Sie feststellen, dass es zwei gängige Käufermentalitäten gibt - auch bei Instant Book. Die eine Gruppe ist die Flex-First-Gruppe: Sie möchten die Freiheit haben, ohne Probleme zu stornieren. Die andere Gruppe ist "Commit-to-save": Sie haben sich für Ihre Wohnung entschieden und sind froh, wenn sie sie zu einem besseren Preis buchen können.

Die meisten Angebote sprechen nur einen von ihnen an. Der Preisbewusste sieht nur eine vollständig erstattungsfähige, höherpreisige Option und springt ab. Der hochflexible Reisende sieht nur eine nicht erstattungsfähige Option und springt ebenfalls ab.

Hier ist die stille Wahrheit: Sie brauchen keine neuen Fotos oder tiefere Pauschalrabatte, um mehr Buchungen zu gewinnen. Sie brauchen einen Mix aus Buchungsstornierungsrichtlinien, der es beiden Arten von Gästen ermöglicht, auf ihre eigene Weise "Ja" zu sagen.

Die große Idee (und warum sie im Jahr 2025 funktioniert)

Seit der Pandemie haben sich die Reisenden daran gewöhnt, Optionen zu sehen. Flüge, Hotels, sogar Konzertkarten: Es gibt eine billigere Variante "keine Flexibilität" und eine teurere Variante "ändern Sie Ihre Meinung". Wenn Ihr Angebot dieses Muster widerspiegelt, steigt die Konversionsrate, weil die Kunden den Kompromiss sofort erkennen.

"Bieten Sie zumindest sowohl nicht erstattungsfähige als auch voll erstattungsfähige Optionen an - das erhöht den Umsatz erheblich." - Andrew, CEO bei Your.Rentals

In der Praxis ist eine zweistufige Lösung (nicht erstattungsfähig + voll erstattungsfähig) der einfachste Weg. Wo es die Kanäle zulassen, fängt eine dritte, teilweise erstattungsfähige Option die Gäste in der Mitte ab, die etwas Flexibilität wünschen, aber nicht zum Höchstpreis.

Wie die Einrichtung in der realen Welt aussieht

Beginnen Sie mit zwei Etagen:

• Nicht erstattungsfähig → Ihr niedrigster Preis. Der Gast trägt das Risiko, und Sie sichern sich die Einnahmen, ohne das Risiko, bei einer Stornierung einen Verlust zu erleiden.
• Vollständig erstattbar → Ihr höchster Preis. Kostenlose Stornierung für den Gast bis zu einer bestimmten Frist (normalerweise 7-30 Tage vor dem Check-in).

Wenn verfügbar, fügen Sie eine dritte Ebene hinzu:

• Teilweise erstattungsfähig → Preis ~5-10% unter voll erstattungsfähig; z.B. 50% Erstattung bis zu 14-30 Tage vor dem Check-in.

Profi-Tipp: Verwenden Sie eine Plattform wie Your.Rentals, um alle drei Optionen zu konfigurieren und sicherzustellen, dass die angeschlossenen Kanäle so viele Optionen anbieten, wie sie unterstützen.

Warum sollten Sie sich mit der mittleren Option beschäftigen? Weil sie die psychologische Kluft zwischen "aller Flexibilität" und "keiner Flexibilität" verkleinert - und das stößt Zauderer über die Linie.

"In Kanälen wie Booking.com, wo mehr als zwei Policen unterstützt werden, ist die Anzeige aller drei Optionen ein wichtiger Faktor für die Konversion." - Andreas

Daten Spotlight

Unsere Zahlen zeigen, dass sich Gäste zunehmend für nicht erstattungsfähige Tarife entscheiden, wenn der Preisunterschied fair erscheint. Tatsächlich hat der Anteil der nicht erstattungsfähigen Buchungen Jahr für Jahr zugenommen, während der Anteil der vollständig erstattungsfähigen Buchungen stetig zurückgegangen ist. Teilweise erstattungsfähige Preise machen nur noch einen kleinen Teil der Buchungen aus.

Data spotlight

Non-refundable has grown from just 4% in 2021 to 36% in 2025, showing both how more hosts have started offering multiple options and how traveler behavior is shifting when hosts set sensible price gaps.

The takeaway is clear: giving guests flexibility doesn’t just pad your calendar with “maybe” bookings—it actually drives more net stays.

How much cheaper should non-refundable be?

Short answer: around 20% below the fully refundable price is a strong starting point. Anything less and it doesn’t feel worth the risk to a guest. Anything more and you might be leaving money on the table.

A quick back-of-the-napkin check

• Fully refundable price: $300
• Cancellation rate on fully refundable bookings: ~25% (varies by market/season)
• Non-refundable cancellations: ~0% (that’s the point)

Pro move: Non-refundable cancellation rates can be reduced further with dynamic pricing—see the quick guide below and the dynamic pricing research study.

Even if your non-refundable offer sells well, one in four might never stay. That’s why the flexible rate must be higher—it prices in the risk. The non-refundable discount isn’t a giveaway; it’s risk-adjusted pricing.

Even though non-refundable bookings may be cancelled, your calendar will immediately be open to receive a replacement booking.

Pro move: Track your actual cancellation rates by policy and season, then tune the gaps. You’ll often find that a 20% non-ref discount and a 5–10% partial discount maximize RevPAR.

Choosing the right non-refundable discount

The short answer is: it depends on your market and your risk profile. A 20% gap below your flexible rate is a strong starting point, but the “right” number varies. Here are the levers to think about:

• Your cancellation rate on flexible bookings → If 1 in 4 flexible guests cancel, you need a bigger price gap to make non-refundable appealing.
• How easy it is to replace a cancelled booking → If your calendar fills quickly (e.g., urban short-stays, high-demand weekends), you can afford a smaller gap. If replacement is unlikely, lean toward a larger discount.
• Dynamic pricing as a safety net → Using smart pricing helps you sell at the right price at the right time. That means guests are less likely to cancel in favor of a cheaper alternative. (See the dynamic pricing research study for details.)

How do I choose the right non-refundable policy?

Most OTAs let you set different refund cut-offs: Free7, Free14, Free30, etc. The principle is simple:

• More flexible policies (Free7) convert better, since guests feel safer.
• Less flexible policies (Free30) protect revenue but limit conversion.

When choosing, weigh these factors

• Booking replacement probability → If you can easily fill a gap 7 days out, a Free7 works well. If your market moves slower, Free14 or Free30 may be safer.
• Average booking window → If most guests book close to arrival, shorter free-cancel windows convert better.
• Occupancy level → In high-occupancy markets, you can afford to be flexible. In lower-demand areas, longer cut-offs give more protection.
• Property type & price point → Luxury or high-rate properties often use stricter terms (Free30) since replacement is harder.

👉 The right policy is rarely “one size fits all.” It’s a balance between maximizing conversion and minimizing risk, tuned to your property type, location, and booking patterns.

“But my channels are all different…”

• Booking.com has the richest cancellation policy options. If BCOM is a core channel, it’s worth spending a few minutes to pick policies tailored to that platform.
• Airbnb uses fixed policy families (Flexible/Moderate/Strict). You can still create a clear two-tier offer by pairing a lower “commit & save” price with a higher flexible price.
• Expedia/Hotels.com frequently supports 2–3 tiers.
• Vrbo tends to be simpler, but the two-tier principle still applies.

👉 One wrinkle: your PMS or channel manager might let you configure three policies, but an OTA may only show two in search. Always spot-check what a traveler sees. If you use a platform like Your.Rentals, much of the mapping is automatic—but it’s still smart to verify.

A 7-minute rollout you can do

Pick your tiers. Start with non-refundable + fully refundable. Add partially refundable if your key OTAs support it.

Set cut-offs. Fully refundable: free cancellation until 7–30 days before check-in. Partial: 50% until 14–30 days.

Price the gaps. Aim ~20% below flexible for non-refundable; ~5–10% below fully refundable for partially refundable.

Map & check. Push policies live and search your own listing like a traveler. Do you clearly see two or three choices with obvious price differences? How does it feel to you if you were a guest?

Measure monthly. Track conversion and cancellation by tier. If non-refundable share is tiny, increase the gap. If flexible dominates, check whether the cut-off feels too strict for your market.

If you only do one thing this week

Add a non-refundable “commit & save” price that’s meaningfully cheaper than your fully refundable rate, and make the difference obvious. Then watch what happens to your conversion curve over the next 30 days.

You don’t have to win every shopper. You just have to give both types a reason to say yes.

How Your.Rentals handles cancellation policies for you

• Set once, use everywhere. Select up to three policies in Your.Rentals; the platform then automatically maps the best combination for each OTA (including Booking.com’s richer options), depending on what the channel supports.
• Skip policy copywriting. Refund windows and cut-offs are automatically added to listings and confirmations based on the policies you choose.
• Full visibility. Most OTAs already highlight when the free-cancel window closes, so Your.Rentals doesn’t require you to send extra reminders.
• Keep pricing in your hands. Start with the suggested ~20% non-refundable and 5–10% partially refundable discounts, then review monthly. If you track your own cancellation rates, Your.Rentals can help translate that data into season-specific pricing gaps.