Una buena comunicación por correo electrónico puede ser de gran ayuda para enriquecer la experiencia de los huéspedes. Haz referencia a estas 10 lista de verificación de correo electrónico probadas y comienza a crear la mejor experiencia posible para los huéspedes antes, durante y después de su estadía.
Nadie negará la importancia de la comunicación por correo electrónico en la experiencia de los huéspedes cuando se trata de alquileres vacacionales. Utilizas el correo electrónico para confirmar las reservas y proporcionar información detallada como la ubicación, el estacionamiento y las reglas de la casa. Tan estándar como pueden ser los correos electrónicos; sin embargo, definitivamente querrás hacer un esfuerzo adicional para mostrar a tus huéspedes que eres un anfitrión cálido y acogedor y que tu alquiler vacacional es como un hogar en lugar de solo una habitación de hotel.
La comunicación oportuna por correo electrónico es clave
Un consejo de oro es enviar el correo electrónico en el momento adecuado. Nunca querrás enviar a los huéspedes información detallada como la dirección y el estacionamiento demasiado pronto como para que se olviden o demasiado tarde para que necesiten enviarte un correo electrónico o llamarte. La comunicación oportuna por correo electrónico puede salvarte de todos estos contratiempos y ayudarte a crear una mejor experiencia para los huéspedes.
Teniendo esto en cuenta, un channel manager con función de mensajería es crucial para una buena gestión de huéspedes. Puede permitirte enviar correos electrónicos a tus huéspedes en el momento adecuado y brindarte la facilidad de administrar la experiencia del huésped. Consulta la función de mensajería de Your.Rentals para obtener más información.
Con una (nuestra) función de mensajería, puedes guardar cualquier plantilla de correo electrónico, extraerla fácilmente para usarla y personalizarla antes de enviarla. Esto te ahorrará mucho tiempo y te quitará algunas tareas repetitivas.
Recuerda que lo oportuna que tu respuesta sea deja una primera impresión importante para tus huéspedes y marca el tono de su estadía. Esto puede terminar teniendo un impacto significativo en las reseñas de los huéspedes e incluso en tus cancelaciones.
Lista de verificación de comunicación por correo electrónico para huéspedes: cuándo enviar y qué incluir
Basándonos en nuestra experiencia con más de 3000 administradores de propiedades y muchos hosts individuales en todo el mundo, hemos consolidado el siguiente flujo de trabajo de correo electrónico para que lo sigas paso a paso, sin importar si estás manejando reservas instantáneas, solicitudes de reserva o cancelaciones.
Dependiendo de la plataforma o el software que utilices, algunos de estos pueden enviarse automáticamente.
Reserva instantánea
Correo electrónico de confirmación de reserva
- Cuándo: una vez recibida la reserva
- Contenido:
- El nombre de los huéspedes
- El número de confirmación de la reserva
- Las fechas de reserva
- Hora de entrada y salida
- El nombre / dirección del alquiler vacacional que han reservado
- Detalles específicos sobre el alquiler, por ejemplo: dormitorios, comodidades, etc.
- Solicitud especial, por ejemplo: sábanas, sillón de bebé, etc.
- Información de pago (depósito, saldo restante, calendario de pagos y condiciones)
- Política de cancelación
- Cualquier medida adicional que hayas tomado debido a COVID.
- Tu información de contacto y/o la mejor manera de comunicarse contigo
Correo electrónico de recordatorio de reserva
- Cuándo: 2 días - 7 días antes del check in
- Contenido:
- El nombre de los huéspedes
- El número de confirmación de la reserva
- Las fechas de reserva
- Hora de entrada y salida
- El nombre y la dirección del alquiler vacacional que han reservado.
- Dirección en Google maps: [enlace]
- Otros sistemas GPS: [enlace]
- Indicaciones para llegar en auto:
- Información de estacionamiento
- Indicaciones de transporte público
- Cualquier otra opción de transporte
- Reglas de la casa
- Medidas especiales con respecto a COVID
- Tu información de contacto y/o la mejor manera de comunicarse contigo
También debes informar a tus huéspedes si necesitan traer algo específico, por ejemplo, si necesitan una copia de su identificación o dinero en efectivo a la llegada para un depósito de seguridad.
Correo de bienvenida
- Cuándo: el día en que los huéspedes se registran (algunos administradores y anfitriones de alquileres vacacionales enviarán este correo electrónico junto con la dirección y el código de la puerta sólo cuando hayan recibido el saldo final).
- Contenido:
- Código de la puerta
- Contraseña del wifi
- Direcciones detalladas
- Manual de la casa (reitera las reglas y políticas clave una vez más como un recordatorio amable)
- Mapa local y cosas para hacer
- Otros servicios de ventas adicionales que puedas tener
Seguimiento al correcto electrónico de bienvenida para comprobar que todo va bien
- Cuándo: 1 día después del check-in del huésped (si los huéspedes se quedan por un período más largo, como más de una semana, se recomienda enviar más correos electrónicos de este tipo para asegurarse de que su estadía sea buena y también puede aprovecharlo para compartir más consejos de viajes locales y ventas adicionales)
- Contenido:
- Comprobar si duermen bien
- Consejos adicionales de turismo
Antes del correo electrónico de salida
- Cuándo: 1 día antes de la salida
- Contenido:
- Hora de salida
- Que tener en cuenta al salir del alquiler
- Dirección al principal centro de transporte, por ejemplo, al aeropuerto, estación de tren, la carretera principal
Gracias por quedarse y pedir una reseña
- Cuándo: 1 día después de la salida (en caso de que haya un problema con el huésped, primero debes abordar el problema antes de enviar un correo electrónico de agradecimiento / reseña).
- Contenido:
- Agradecimiento
- Solicita una reseña (enlace de reseña)
Solicitar reserva
Con respecto a la solicitud de reservas, el flujo de trabajo y el contenido de correo electrónico anteriores aún se aplican. Pero es posible que desees revisar los detalles de la reserva antes de confirmar el proceso de reserva y pago. Por lo tanto, es posible que debas enviar correos electrónicos adicionales antes de confirmar las reservas.
Reserva y método de pago
- Cuándo: una vez recibida la solicitud de reserva
- Contenido:
- El nombre de los huéspedes
- Número de huéspedes
- Las fechas de reserva
- El nombre y la dirección del alquiler vacacional que han solicitado
- Monto del pago
- Método de pago
- Cuánto tiempo se retendrá el alquiler para los huéspedes hasta que se reciba el pago
Un recordatorio del pago de la reserva
- Cuándo: 24 horas antes de que expire la reserva
- Contenido:
- Monto del pago
- Método de pago
Cancelaciones
Puede haber casos en los que no puedas aceptar las reservas por falta de disponibilidad u otros motivos. Entonces tendrás que cancelar las reservas. No te sientas culpable si tienes que hacerlo. Solo debes hacerlo lo antes posible y de una manera respetuosa y solidaria.
Debido a asuntos relacionados con el confinamiento o COVID
- Cuándo: una vez que se anuncie la regulación gubernamental
- Contenido:
- Motivo de cancelación: situación COVID
- Política de cancelación y reembolso
Debido a reservas duplicadas
- Cuándo: tan pronto como veas la sobreventa (consulte este artículo para obtener detalles sobre cómo evitar las reservas duplicadas)
- Contenido:
- Motivo de cancelación: reserva duplicada
- Alternativa, por ejemplo, otro alquiler cercano o administrado por usted
- Si la cancelación es inevitable, qué hacer, cómo reembolsar
El paquete definitivo de plantillas de correo electrónico para invitados
Muchos de nuestros administradores y anfitriones de alquileres vacacionales reciben diariamente correos electrónicos sobre los mismos temas, como direcciones, costos de estacionamiento, almacenamiento de equipaje, etc.
Como tal, el uso de una plantilla de correo electrónico puede permitirte responder a tus huéspedes con un par de clics, en lugar de escribir las mismas cosas una y otra vez. Mientras tanto, puedes editar y personalizar fácilmente el contenido del correo electrónico para que se ajuste a tus necesidades con nuestra función de mensajería.
Qué hacer y qué no hacer de las comunicaciones por correo electrónico con tus huéspedes
Para mejorar las comunicaciones por correo electrónico de los huéspedes, nuestras plantillas de correo electrónico pueden ser tu punto de partida. También debes revisar la plantilla cada trimestre y ajustarla cuando lo consideres oportuno. Después de todo, tus comunicaciones por correo electrónico deben dar un toque humano y no sonar como un robot. ¡Es por eso que la gente está reservando alquileres vacacionales!
Aquí hay algunos pros y contras
- Qué hacer
- Usa un tono y modales amables y cálidos.
- Suena como un humano, no un robot.
- Utiliza Relación, Información, Propósito, Acción (RIPA) para estructurar tu correo electrónico.
- Por ejemplo, una declaración de relación puede ser "Gracias por su reserva", "¡Estamos emocionados de recibirlo en [alquiler de vacaciones] el [fecha]!", "Nos alegra ver que disfrute de su estadía en [alquiler vacacional]. ”.
- Información como la información de reserva, la ubicación y la información de dirección.
- Propósito: hacer saber a los huéspedes lo que quieres que hagan o preparen.
- Acción: enumera las acciones exactas que deseas que realicen e indica la línea de tiempo.
- Enumera toda la información esencial en viñetas para facilitar su consulta.
- Responde tan pronto como puedas. Pero indica claramente el horario comercial para que puedas administrar mejor las comunicaciones.
- Deja un contacto en caso de emergencia.
- Qué no hacer
- No abrumes a tus huéspedes con demasiada información de una sola vez. Divídelo en algunos correos electrónicos y envíalos cuando llegue el momento más apropiado.
- No abuses de las plantillas de correo electrónico. Revísalos y personalízalos cuando lo consideres oportuno.
La comunicación por correo electrónico con los huéspedes es solo una parte del trabajo diario de un administrador de alquiler vacacional o un anfitrión. También es una parte crucial de la experiencia del huésped. Nuestra herramienta de mensajería, plantillas de correo electrónico y consejos pueden permitirte hacer que el alquiler sea simple y crear la mejor experiencia para los huéspedes. Consulta nuestra función de mensajería aquí y descarga la plantilla ahora.
La forma más sencilla de crear un excelente anuncio de alquiler vacacional
