Cuando alquilas tu casa de vacaciones, una de las cosas más importantes que debes tener en cuenta es el aspecto práctico de la llegada de los huéspedes. Más específicamente, debes considerar las siguientes preguntas: ¿Cómo y cuándo pueden hacer el check-in tus huéspedes? ¿Habrá alguien allí para recibirlos? ¿Y qué sucede cuando llega el momento de pagar?

La gestión de reservas a la vieja escuela aún persiste en algunos lugares, pero los tiempos están cambiando y los hábitos de reserva de los huéspedes no son los mismos que solían ser. Ofrecer flexibilidad en las fechas de llegada y salida podría ser clave para asegurar las reservas en mercados competitivos.

Este artículo describe algunas de las cosas que debes tener en cuenta al establecer las reglas de check-in y check-out de tu alquiler vacacional.

Evita restringir los días de check-in: asegúrate de ofrecer un check-in de 7 días a la semana a los huéspedes

Tradicionalmente, muchos alquileres vacacionales tenían reglas muy estrictas sobre varios aspectos de las reservas, incluidos los días de check-in y check-out. Por ejemplo, muchas propiedades de alquiler requerían que los huéspedes hicieran el check-in y el check-out los sábados. Esto es genial para el anfitrión, ya que solo necesita estar disponible un día a la semana.

Pero desde la perspectiva de un huésped, francamente, es un fastidio.

Desafortunadamente, estas restrictivas reglas simplemente ya no reflejan la forma en que muchas personas viajan hoy en día. Los huéspedes tienen que hacer malabares con los horarios de vuelo, los horarios de trabajo y otros innumerables compromisos al planificar la logística de su viaje. Con la pandemia de coronavirus que interrumpe los viajes aún más, la flexibilidad es absolutamente esencial para los huéspedes. Si tus días de check-in y check-out no coinciden con sus requisitos, te perderás reservas valiosas. Al limitar los días de check-in y check-out, estás atendiendo exclusivamente a un subconjunto muy reducido de huéspedes, lo que puede no ser sostenible a largo plazo.

Idealmente, se suelen ofrecer 7 días de check-in (y check-out), lo que significa que aceptas reservas que comienzan (y terminan) cualquier día de la semana. Si bien esto representa un desafío adicional en términos de limpieza de la propiedad y recibir a los huéspedes, maximizas la cantidad de reservas que puedes recibir. Incluso si el check-in de 7 días a la semana no es práctico para tu negocio, cuantos más días aceptes huéspedes, más atractivo será el anuncio de tu propiedad.

Establece unos requisitos de estancia mínima adecuados para aumentar tu audiencia

Uno de los principales problemas de las antiguas reglas sobre los días de entrada y salida es que eran increíblemente restrictivas en cuanto a la duración de la estancia de los huéspedes en la propiedad. Por ejemplo, si los huéspedes tienen que reservar en incrementos de una semana, puede que tengas un calendario fácil de gestionar, pero estarás perdiendo el considerable número de viajeros que (por ejemplo) podrían querer unas vacaciones de 10 días pero no pueden o no quieren quedarse dos semanas completas.

Del mismo modo, al establecer unos requisitos de estancia mínima excesivos, estás pasando por alto las cada vez más importantes reservas de estancias cortas. Las estancias de menos de una semana han ganado en popularidad en los últimos años, especialmente en los mercados urbanos. Puedes maximizar los ingresos procedentes de estas reservas de corta duración aplicando tarifas más elevadas a las estancias más cortas para compensar los «costes de llegada», de los que hablaremos más adelante.

llaves en la manija de una puerta junto a un reloj despertador

Reduce el plazo de preaviso y utiliza las reservas de última hora para cubrir los huecos

Hablando de estancias más cortas, muchas reservas de última hora son para periodos más cortos. Las reservas de última hora son especialmente importantes en el sector de las vacaciones post-covid, y en algunos mercados son ahora el segmento de reservas que más crece. Para asegurar el mayor número posible de reservas durante este periodo tan volátil, reduce al máximo la antelación mínima requerida. Eso significa aceptar las reservas realizadas lo más cerca posible de los días de check-in sin comprometer la calidad que ofreces a los huéspedes.

Por supuesto, la ventaja de las reservas estrictas de sábado a sábado para los gestores de propiedades es que garantizas un calendario de ocupación completo. Un máximo de cuatro reservas al mes también es bastante sencillo de gestionar. Por el contrario, establecer «check-in cualquier día, 3 noches de estancia mínima» te da cientos de posibles períodos de reserva en el mismo mes – algunos de los cuales pueden quedar sin reservar.

Ofreciendo más flexibilidad, se corre el riesgo de que haya noches sin reservar. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos las ventajas superan los riesgos. Especialmente en mercados muy competitivos, a menudo se pueden llenar las noches vacías con reservas más cortas y de última hora. Dependiendo de cómo vayan las cosas en tu mercado, puedes ofrecer tarifas reducidas para incentivar las reservas de última hora y llenar los huecos en tu calendario, o incluso podrías aumentar tus tarifas durante los períodos de alta demanda o baja disponibilidad en otros lugares.

Calcula tu coste por reserva para equilibrar rentabilidad y atractivo para los huéspedes

Para establecer los requisitos de estancia adecuados, debes calcular tu coste por reserva (o «coste de llegada») y determinar cómo afecta a tu rentabilidad. Esto significa calcular cuánto cuesta la llegada de cada huésped, por ejemplo, en términos de costes de limpieza o de tener personal a la espera para recibirlos. Entonces, considera cuántas noches debe quedarse un huésped para que sea rentable.

Si calculas el coste de cada llegada, podrás presupuestar de forma más eficaz las posibles noches no reservadas o el aumento de los gastos generales provocado por las llegadas más frecuentes. De este modo, podrás fijar tus precios de forma adecuada para mantener tu rentabilidad y seguir siendo atractivo para los huéspedes.

Resumen

Para recibir el mayor número posible de reservas, es importante adaptarse a las necesidades de los huéspedes. Eso significa estar dispuesto a recibir huéspedes el mayor número de días a la semana, permitir estancias de distinta duración (y fijar los precios adecuados) y reducir el tiempo de antelación mínimo antes del check-in en el que aceptas reservas sin perder los estándares de calidad.

Parece complicado, pero calculando los costes de llegada y comprendiendo las fluctuaciones de la demanda en tu mercado, puedes establecer tus normas y precios de forma adecuada para mantener la rentabilidad y maximizar el atractivo para los huéspedes.

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