La gestión de alquileres vacacionales no es fácil. Aunque se disponga de un presupuesto de millones y cientos de empleados, siempre parece haber algo que requiere un par de manos más. Es aún más difícil en el otro extremo de la escala, ya que las pequeñas empresas de administración de propiedades en particular carecen de suficientes recursos. Después de todo, muchas propiedades de alquiler son administradas por una o dos personas. Puede que sea incluso un negocio familiar o un interés de tiempo parcial alguien con otros compromisos que también requieren su tiempo.

Con todos los diferentes trabajos que implica la administración de propiedades, puede ser difícil saber cómo priorizar el trabajo. Crear el anuncio de la propiedad, comercializarlo adecuadamente, recibir y administrar reservas, preparar la propiedad, dar la bienvenida a los huéspedes, limpiar, realizar mantenimiento y buscar reseñas pueden ser trabajos de jornada completa por sí solos. ¡Eso ni siquiera cuenta las tareas diarias de administración en línea como mejorar calendarios digitales y ajustar precios!

¿Cómo administrar su negocio de manera más efectiva?

Para ayudar a que su negocio funcione sin problemas, es importante eliminar la mayor cantidad de trabajo innecesario posible. Se puede utilizar un Administrador de canales efectivo como Your.Rentals para publicar su propiedad en docenas de sitios web de alquiler y actualizarlos instantáneamente en todas partes cada vez que se modifican los detalles, las fotos o los precios del anuncio. También puede usarlo para actualizar los calendarios en todos los sitios cada vez que reciba una reserva, todo desde una única plataforma. Esto le permite dedicar tiempo a los aspectos prácticos de administrar una propiedad de alquiler efectiva, como asegurarse de que está ofreciendo la mejor experiencia posible a sus huéspedes.

Un error cometido por muchas personas al administrar propiedades de alquiler es asumir demasiadas responsabilidades. Especialmente en empresas más pequeñas, puede ser fácil cruzar la línea entre ser «práctico» y extenderse demasiado. Esto es particularmente cierto si es el propietario de la propiedad en cuestión. Es tu peque después de todo. Puede ser difícil confiar las tareas importantes a otras personas.

No todas las empresas de administración de propiedades pueden permitirse tener cientos de empleados responsables de diferentes aspectos del negocio. Es inevitable que tenga que hacer diversas tareas de vez en cuando. ¡Hasta el CEO puede encontrarse saludando a los huéspedes o limpiando los inodoros si es necesario!

Compartir la carga de trabajo

Pero una cosa clave que hemos aprendido de nuestro tiempo en la industria de alquileres vacacionales es la importancia de la colaboración. Trabajar de manera efectiva con un equipo de personas fiables puede hacer la vida cien veces más fácil y más productiva que tratar de microgestionarlo todo por su cuenta.

Este es un principio que funciona sin importar el tamaño de la empresa. Por ejemplo, una de las tareas que requieren más tiempo (pero son necesarias) consiste en informar a todos los que necesitan estar al tanto de la situación de las reservas de una propiedad. Los recepcionistas, el personal de limpieza y el de mantenimiento tiene que saber cuándo van a llegar y marcharse los huéspedes. Los contables tienen que saber cuándo recibirán el pago. Los agentes de reservas tienen que saber si pueden aceptar una petición de reserva para determinadas fechas. En una empresa más grande, estas pueden ser personas diferentes. ¡En empresas de administración de propiedades más pequeñas, tal vez sea solo una persona responsable de todas estas cosas!

La clave para resolver este problema es una comunicación clara y oportuna. Al hacer que la información importante esté disponible al instante, se ahorra tiempo y esfuerzo al tratar de informar a todos cuando cambian las cosas.

La colaboración es clave

Por ejemplo, en Your.Rentals puede invitar a Colaboradores. Esto significa que puede permitir que sus compañeros vean el calendario de una propiedad, para que sepan cuándo está disponible. Esto es especialmente útil si administra una propiedad en nombre de un propietario, que puede querer saber cuándo la propiedad está disponible para su propio uso.

También puede permitir que los Colaboradores le ayuden a administrar el calendario. Esto significa que pueden añadir reservar y bloquear fechas. Puede permitir que el propietario de la propiedad bloquee las fechas en las que planea ir, o puede asignar responsabilidades de administración de calendario a un compañero. ¡Puede hacer esto sin permitirles ajustar los detalles o los precios del anuncio si prefiere mantener la responsabilidad general!

Otros consejos para una mejor gestión de la propiedad

Definir las responsabilidades

Como con cualquier negocio, su equipo trabajará mejor si todos saben exactamente de qué son responsables. Apunte todas las tareas típicas que su empresa debe realizar y luego asigne un nombre a todas ellas. Aunque no siga esto al pie de la letra, es un gran ejercicio para ayudarle a entender exactamente qué sucede en su negocio y cómo se distribuye la carga de trabajo en general.

Establecer procedimientos claros

Cuando surge una situación determinada, ¿todos saben qué hacer? Si recibe una reserva de última hora, ¿cómo se procesa de forma efectiva? ¿Sabe su equipo a quién deben informar cuando sucede algo? ¿Puede su equipo abordar de forma efectiva la mayoría de situaciones sin supervisión de la gerencia? Al definir algunos procedimientos estándar claros y compartirlos con su equipo, puede ayudar a simplificar el proceso y reducir el trabajo innecesario.

Haga que la tecnología sea su amiga

Centralizar la administración de su propiedad en línea puede ser uno de los mayores ahorradores de tiempo. Esto significa que debería invertir en programas que le permitan hacer todo lo posible desde un mismo sitio. En lugar de tener varias cuentas para cada canal de ventas, o servicios separados para administrar calendarios, reservas y pagos, encuentre un programa que pueda gestionar todas estas tareas.

Resumen

La clave para un buen negocio de alquiler vacacional es asegurarse de que todas sus partes encajen y hagan su trabajo de manera efectiva. Para hacer esto, tenga en cuenta estos tres aspectos importantes:

Debe tratar de simplificar los procesos todo lo que pueda, establecer procedimientos claros y compartir la carga de trabajo.

¡Al hacer esto, puede eliminar fricciones innecesarias y ayudar a transformar esas partes en una máquina bien engrasada!

La forma más sencilla de gestionar su negocio de alquiler de vacaciones.

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