¿Qué es i Cal? iCalendar (también llamado iCal) es un formato de archivo digital que permite manejar información de calendarios como las reservas de alquiler vacacional, el cumpleaños de tu hija, la cita con el médico, etc – para compartir entre diferentes aplicaciones de calendarios. Muchos productos incluyendo Google Calendar, Apple Calendar, soportan este tipo de formato de calendario, y hoy por hoy muchas webs de Alquiler vacacional que tu probablemente usas.

iCal es utilizado en la industria del alquiler vacacional como la forma de sincronizar varios calendarios de una gran variedad de Agencias de Viaje Online (OTAs) (ej: HomeAway, Booking.com, AirBnB, etc) y sistemas. Esta es una funcionalidad muy importante para asegurar la disponibilidad de una propiedad a través de diversos canales de venta, permitiendo utilizar la función de Reserva Instantánea, preferida entre mucho de los viajantes. Puedes leer porqué es tan importante en este articulo en detalle (inglés solamente): 2017 Vacation Rental Industry trends: What you need to know to beat the competition.

Los calendarios de propiedades en Your.Rentals soportan ambas importación y exportación de iCal – referido muchas veces como 2-way sync (Doble sincronización). Esto significa que puedes sincronizar tus calendarios en Your.Rentals con aquellos que ya tengas para la misma propiedad en Booking.com, AirBnB y cualquier otra Agencia de Viajes Online o software de calendario que soporten el formato iCal.

es importante recalcar que los proveedores de tus calendarios y las funciones de exportación e importación tienen todos diferentes políticas sobre como importan/exportan reservas, y con que periodicidad realizan esto. Los calendarios Your.Rentals importan reservas de otros calendarios cada hora, y proveen de fechas bloqueadas para las nuevas reservas en tiempo real.

Tu estrategia de Calendario

para poder aprovechar los beneficios de utilizar la sincronización de calendarios, tener una estrategia de calendarios es importante. De manera contraria puede parecer que te encuentras ante una gran cacerola de spaghettis ¡intentando conectar una punta con otra! Existen 2 enfoques principales de como abordar esto.

Supongamos que tienes los siguientes calendarios para cada una de tus propiedades:

  • Google Calendar (el que agregas manualmente)
  • HomeAway
  • Airbnb
  • Your.Rentals (que distribuye tus propiedades a todos los canales de venta)

Aquí las dos estrategias que podrías utilizar:

1. Administrar conexiones de dos vías entre cada uno de los sitios y calendarios que utilizas.

Con este enfoque, deberías hacer un listado de los 4 calendarios que utilizas. Deberías encontrar la función de «exportar URL de iCal» para cada uno de los calendarios arriba mencionados, e incluirlos como «importaciones de iCal» en cada uno de los canales, así será importada en todos los otros sitios. Cuando una reserva sea agregada a tuno de tus calendarios, será automáticamente importada a los otros calendarios. Cada uno de tus calendarios estará «importando» otros 3 calendarios.

Así se vería la relación de los calendarios:

Si utilizas este enfoque debes recordar si agregas un nuevos sitio o calendario para cada propiedad, e importarlo en los calendarios ya existentes y viceversa.

IMPORTANTE! Si sincronizas reservas desde otros calendarios a un sitio (ej:Airbnb), y solamente importas el calendario a Your.Rentals – solamente las reservas creadas en ese sitio (ej: Airbnb) serán sincronizadas en Your.Rentals. Las reservas de los otros calendarios importados NO son generalmente incluidas en la exportación de iCal desde un sitio como Airbnbn. Por esta razón, debes asegurarte de establecer un vínculo directo entre todos los calendarios como se muestra en el gráfico de arriba – o utilizar la 2da estrategia con un solo calendario central como está definido debajo.

2. Mantener un solo calendario primario y asegurarse que todos los otros se actualizan en este.

Puedes optar por delegar un calendario como tu calendario principal (el que editas tu mismo), y sincronizar todos los otros calendarios con este.

Dependiendo de cuan confiable sea tu calendario principal y cada cuánto importa reservas de tus calendarios secundarios, esto puede significar una demora notable al agregarse una reserva en uno de los calendarios secundarios, y que los otros calendarios secundarios sean actualizados consecuentemente. Sin embargo la simplicidad de este enfoque sobre pesa a la opción anterior.

Las relaciones de la sincronizaciones entre tus calendarios se verían así:

Por favor ten en cuenta que para los canales que manejas a través del administrador de canales de Your.Rentals, sólo debes mantener el calendario de Your.Rentals actualizado y nosotros nos aseguraremos que la disponibilidad sea correcta en todos los canales via Your.Rentals. 

Empezando

¿Estás listo para empezar con la sincronización de iCal? ¡Genial! Elige un enfoque de los de arriba, planifica cuidadosamente y prueba que las reservas que ves en un calendario se reflejan en los otros. Ten presente que dependiendo de las políticas de importación de calendarios de cada proveedor, puede tomar algún tiempo para que tus reservas se sincronicen.

Tenemos los siguientes recursos disponibles en nuestro de Centro de Ayuda:

Ejemplo: Importando de Google Calendar a Your.Rentals

Si quieres empezar importando to calendario de Google a Your.Rentals, sigue estos pasos. Google Calendar es un poco más complicado que la media porque debes asegurarte primero que el calendario es público, y que nuestro servidor pueda entonces acceder a él.

1. Haz tu Calendario de Google público y copia la URL del iCal

  • Open your Google Calendar and click on the Settings icon, then choose «Settings».
De la página de configuración, pincha en el menú de «Calendarios». Si tienes múltiples calendarios selecciona el correcto.
  • De la página de detalle del calendario, pincha en Compartir este Calendario.
  • Marca ambas casillas: Compartir este Calendario y Hacer este calendario público – esto hara que la URL del calendario sea accesible para otros sistemas.
  • Ve a la pestaña de Detalles del Calendario y pincha en el botón verde de iCal junto a la Dirección de Calendario.
  • Copia la URL a tu portapapeles

2. Importa tu Calendario Google a Your.Rentals

  • Selecciona la opción de Importar un Calendario de otro sitio.
  • Pega la URL del Calendario que copiaste previamente en tu portapapeles de tu Calendario Google, y dale a tu «Calendario de Google» un nombre que sea fácil de identificar.
  • Pincha en el botón de Importar.
  • El calendario importará y actualizará automáticamente tus reservas desde tu Calendario de Google – verás inmediatamente las reservas y nuestro sistema buscará actualizaciones nuevas cada hora en el Calendario de Google.

Si prefieres podemos mostrarte cómo hacerlo, en este video tutorial de cómo importar diversos calendarios a Your.Rentals (en inglés):