6 modèles de messages d’instructions d’enregistrement pour les hôtes

L'enregistrement est l'un des moments les plus importants du voyage des clients. Même un excellent séjour peut commencer par une frustration si les clients ne savent pas comment accéder à la propriété
, où se garer ou que faire à leur arrivée.

Des instructions d'enregistrement claires permettent d'éviter les questions de dernière minute, de réduire les demandes d'assistance et de faciliter les arrivées, en particulier pour les clients qui voyagent tard
ou qui s'enregistrent de manière indépendante.

Vous trouverez ci-dessous 6 modèles de messages d'instructions d'enregistrement que vous pouvez copier, personnaliser et réutiliser pour Airbnb et d'autres OTA.

Ce qu'il faut inclure dans les instructions d'enregistrement

Restez simple - les clients veulent surtout l'essentiel pour pouvoir entrer sans avoir à vous envoyer des messages depuis le seuil de la porte :

• Où aller : l'adresse exacte et l'entrée à emprunter
• Quand ils peuvent arriver : l' heure d'enregistrement (et s'il est possible d'arriver plus tôt ou plus tard)
• Comment entrer : retrait de la clé, emplacement de la boîte à clé + code, ou instructions relatives à la serrure intelligente.
• Où se garer : emplacement du parking, permis et restrictions éventuelles
• En cas de problème : que faire si le code ne fonctionne pas ou si la clé est introuvable ?
• Détails Wi-Fi (facultatif) : nom du réseau + mot de passe, si vous voulez tout avoir dans un seul message

Conseil : évitez les longs paragraphes. Une courte liste de contrôle ou d'étapes numérotées est plus facile à suivre, en particulier pour l'auto-enregistrement.

Des espaces réservés à la messagerie pour des modèles plus rapides

Les modèles ci-dessous comprennent quelques espaces réservés, tels que [Nom de l'invité] ou [Code d'accès], afin que vous puissiez les personnaliser rapidement pour chaque réservation.

Si vous utilisez un logiciel de messagerie pour les invités, les espaces réservés sont particulièrement utiles car de nombreux outils vous permettent d'enregistrer des modèles et de remplacer automatiquement ces champs
par les coordonnées réelles de l'invité et de la réservation - vos messages restent donc personnels sans effort supplémentaire.

Par exemple, dans Your.Rentals Guest Messages, vous pouvez insérer des champs dynamiques tels que le prénom de l'invité ou un lien d'enregistrement directement dans votre modèle,
et le système les remplira lors de l'envoi du message.

Les espaces communs utilisés dans les modèles :

• [Nom de l'invité]
• [Nom de la propriété]
• [Adresse]
• [Heure d'enregistrement]
• [Code d'accès]
• [Emplacement du coffre-fort]
• [Contact hôte]

Modèles de messages pour les instructions d'enregistrement

Modèle n° 1 : Instructions standard pour l'enregistrement

Bonjour [Nom de l'invité],

Voici les détails de votre enregistrement pour [Nom du bien] :

Adresse : [Adresse]
Heure d'enregistrement : [Heure d'enregistrement]
Accès : [Instructions d'accès]
Réseau Wi-Fi : [Nom Wi-Fi]
Mot de passe : [Mot de passe Wi-Fi]

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide à l'arrivée, envoyez-moi un message ici.

Bon voyage,
[Nom de l'hôte]

Modèle n° 2 : Enregistrement automatique avec boîte à clé

Bonjour [Nom de l'invité],

Vous pouvez vous enregistrer vous-même à [Nom du bien] à tout moment après [Heure d'enregistrement].

Le coffre est situé à [Emplacement du coffre]
Votre code est [Code d'accès]
À l'intérieur, vous trouverez la clé étiquetée [Étiquette de la clé].

Faites-moi savoir si quelque chose n'est pas clair - je serai heureux de vous aider.

[Nom de l'hôte]

Modèle n° 3 : Instructions pour l'entrée dans la serrure intelligente ou le clavier

Bonjour [Nom de l'invité],

L'enregistrement pour [Nom du bien] est facile grâce à l'accès par clavier.

Code d'entrée : [Code d'accès]
Emplacement de la porte : [Détails de l'entrée]

Il suffit de saisir le code et d'appuyer sur le bouton de déverrouillage.

Envoyez-moi un message à tout moment si vous avez des difficultés à entrer.

[Nom de l'hôte]

Modèle n° 4 : Enregistrement dans un immeuble d'appartements

Bonjour [Nom de l'invité],

Voici comment accéder à [Nom du bien] :

Entrée du bâtiment : [Détails de l'entrée]
Numéro d'appartement : [Numéro de l'unité]
Instructions pour la remise des clés : [Informations sur l'accès]

Si vous arrivez et que vous avez besoin d'aide, envoyez-moi un message immédiatement.

[Nom de l'hôte]

Modèle n° 5 : Parking + enregistrement

Bonjour [Nom de l'invité],

Juste un petit mot avant l'arrivée à [Nom du bien].

Parking : [Instructions pour le parking]
Heure d'enregistrement : [Heure d'enregistrement]
Accès : [Instructions d'accès]

Faites-moi savoir si vous avez besoin d'indications ou de quoi que ce soit d'autre.

[Nom de l'hôte]

Modèle n° 6 : message d'enregistrement en cas d'arrivée tardive

Bonjour [Nom de l'invité],

Ne vous inquiétez pas si vous arrivez en retard : l'enregistrement à [Nom de l'établissement] se fait en libre-service.

Votre code d'accès est [Code d'accès], et les instructions sont ici :
[Instructions d'accès]

Si vous rencontrez des difficultés à l'arrivée, n'hésitez pas à m'envoyer un message.

[Nom de l'hôte]

Quand envoyer les instructions d'enregistrement

La plupart des hôtes envoient les détails de l'enregistrement :

• 1 à 2 jours avant l'arrivée (pour que les invités aient le temps d'en prendre connaissance)
• La veille de l'enregistrement, en guise de rappel, en particulier pour l'auto-enregistrement.
• Quelques heures avant l'arrivée pour les réservations de dernière minute ou le jour même

Si vous envoyez le message trop tôt, les clients risquent de le perdre dans leur boîte de réception. Un envoi trop tardif peut créer un stress inutile lorsqu'ils essaient d'arriver et d'accéder à la propriété.

Enregistrez ces modèles et automatisez les messages d'accueil

Le copier-coller fonctionne, mais il est facile d'oublier un message lorsque l'on est occupé. Si vous souhaitez gagner du temps et rester cohérent,
vous permet de stocker ces messages sous forme de modèles et de les réutiliser chaque fois que vous en avez besoin.

Your.Rentals Guest Messages est un outil logiciel de messagerie pour les hôtes qui rassemble toutes les conversations de vos hôtes sur des canaux tels que
Airbnb, Booking.com, Vrbo, et plus encore, en un seul endroit.

Vous pouvez également programmer l'envoi automatique de modèles, par exemple lorsqu'une réservation est confirmée ou X heures avant l'enregistrement.
Cela permet de s'assurer que les clients reçoivent les bonnes instructions au bon moment - sans relances manuelles.

Prochaine étape : Enregistrez ces modèles dans Messages d'invités et configurez votre calendrier de messages d'arrivée.