Gérer des locations de vacances n’est pas facile. Même avec un budget de plusieurs millions et des centaines d’employés, il semble toujours y avoir quelque chose à faire de supplémentaire. C’est encore plus difficile pour les petites entreprises de gestion de locations de vacances qui ont souvent des ressources limitées. Après tout, beaucoup de locations sont gérés par une ou deux personnes seulement. Il s’agit la plupart du temps d’une entreprise familiale ou d’une activité complémentaire de quelqu’un qui a d’autres engagements professionnels.

Avec toutes les différentes tâches que comporte la gestion immobilière, il peut être difficile de savoir comment prioriser votre travail. La création de votre annonce immobilière, sa commercialisation, la réception et la gestion des réservations, la préparation des locaux, l’accueil des clients, le nettoyage, l’entretien et la chasse aux avis négatifs peuvent être des tâches très prenantes. Sans compter les obligations quotidiennes de gestion en ligne comme la mise à jour des calendriers numériques et l’ajustement des prix !

Comment gérer votre business plus efficacement

Pour assurer le bon fonctionnement de votre petite entreprise, il est important de réduire autant que possible le travail inutile. Un gestionnaire de canaux efficace comme Your.Rentals peut être utilisé pour publier votre annonce sur des dizaines de sites de location et pour les mettre à jour instantanément si vous changez les détails de l’annonce, les photos ou les prix. Vous pouvez également l’utiliser pour mettre à jour vos calendriers sur chaque site lorsque vous recevez une réservation, le tout à partir d’une seule plateforme. Cela vous permet de consacrer plus de temps aux aspects pratiques de l’exploitation de vos biens ou de vos chambres, par exemple pour vous assurer d’offrir le meilleur service possible à vos invités.

Une erreur commise par de nombreuses personnes lors de la gestion d’un bien immobilier locatif est d’assumer trop de responsabilités. Surtout lorsqu’il s’agit de petites entreprises, il peut être facile de franchir la ligne entre la prise en main de toutes les tâches et l’éparpillement. C’est particulièrement vrai si vous êtes le propriétaire des biens en question. C’est votre bébé après tout. Il peut être difficile de confier les tâches importantes à d’autres personnes.

Toutes les sociétés de gestion de locations de vacances ne peuvent pas se permettre d’avoir des centaines d’employés responsables de différents aspects de l’entreprise. Il est inévitable de devoir porter plusieurs chapeaux de temps à autre. Même le patron peut se retrouver à accueillir des invités ou à nettoyer les toilettes s’il le faut !

Partager la charge de travail

Mais l’une des choses clés que nous avons apprise de notre expérience dans le secteur de la location de vacances est l’importance de la collaboration. Travailler efficacement avec une équipe de personnes de confiance peut rendre la vie cent fois plus facile et plus productive que d’essayer de tout (mal) gérer vous-même.

C’est un principe qui fonctionne quelle que soit la taille de votre entreprise. Par exemple, l’une des tâches les plus fastidieuses (et pourtant nécessaire) consiste à tenir au courant toutes les personnes concernées de la situation de la réservation d’un bien immobilier. Les réceptionnistes, les préposés au nettoyage et les équipes d’entretien doivent savoir quand les clients arrivent et quand ils partent. Les comptables doivent savoir quand ils vont recevoir le paiement. Les agents de réservation doivent savoir s’ils peuvent accepter une demande de réservation pour des dates précises. Dans une grande entreprise, il peut s’agir de personnes différentes. Dans les plus petites entreprises, peut-être qu’une seule personne est responsable de toutes ces tâches !

La clé pour résoudre ce problème est une communication claire et efficace. En rendant l’information importante instantanément disponible, vous gagnez du temps sur le partage d’information chaque fois que les choses évoluent.

La collaboration est la clé

Par exemple, dans Your.Rentals, vous pouvez inviter des Collaborateurs. Cela signifie que vous pouvez permettre à vos collègues de consulter le calendrier d’un bien, afin qu’ils sachent quand il est disponible. Ceci est particulièrement utile si vous gérez un bien pour le compte d’un propriétaire, qui peut vouloir savoir quand la propriété est disponible pour son propre usage.

Vous pouvez également autoriser les Collaborateurs à vous aider à gérer votre agenda. Cela signifie qu’ils peuvent ajouter des réservations et bloquer des dates. Vous pouvez permettre au propriétaire de bloquer celles auxquelles il prévoit de venir, ou vous pouvez attribuer des responsabilités de gestion de calendrier à un collègue. Vous pouvez le faire sans l’autoriser à modifier les détails de l’annonce ou les prix si vous préférez gérer la location vous-même !

Autres conseils pour une meilleure gestion immobilière

Définissez les responsabilités

Comme pour toute entreprise, votre équipe travaillera mieux si chacun sait exactement de quelle tâche il est responsable. Listez toutes les tâches typiques que les employés doivent exécuter, puis attribuez un nom à chacune d’elles. Même si vous ne vous y tenez pas complètement, c’est un excellent exercice pour vous aider à comprendre exactement ce qui se passe dans votre entreprise et comment la charge de travail est répartie.

Établir des procédures claires

Quand une certaine situation se présente, est-ce que tout le monde sait quoi faire ? Si vous recevez une réservation de dernière minute, comment procédez-vous de manière efficace ? Votre équipe sait-elle à qui elle doit rendre compte des événements ? Votre équipe peut-elle gérer efficacement la plupart des situations sans supervision de la direction ? En définissant quelques procédures standard claires et précises et en les partageant avec votre équipe, vous pouvez contribuer à rationaliser le processus et à réduire le travail inutile.

Servez-vous de la technologie

La centralisation de la gestion de votre propriété en ligne peut être l’un des plus gros gains de temps. Cela signifie que vous devriez investir dans un logiciel qui vous permet d’en faire le plus possible à partir d’un seul endroit. Plutôt que d’avoir plusieurs comptes pour chaque canal de réservation ou des services séparés pour gérer les calendriers, les réservations et les paiements, trouvez un logiciel qui peut gérer toutes ces tâches.

Résumé

La clé d’une entreprise de location de vacances rentable est de s’assurer que toutes les tâches sont effectuées efficacement. Pour ce faire, gardez à l’esprit « Les Trois P » :

Vous devez vous efforcer de simplifier autant que possible les processus, d’établir des procédures claires et de partager la charge de travail.

De cette façon, vous pouvez éliminer les frictions inutiles et aider à transformer les différentes tâches en une machine bien huilée !

Le moyen le plus simple de gérer votre entreprise de location de vacances

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