Enregistrement des hôtes en Espagne : un guide pour les hôtes Airbnb

Qu’est-ce qu’un enregistrement de voyageur ?

L’enregistrement des voyageurs est essentiellement un enregistrement des informations relatives au locataire à des fins officielles, enregistrement effectué lors de l’enregistrement de l’invité à la réception de l’hébergement pendant son voyage.

L’enregistrement est obligatoire pour tous les invités, qu’ils aient réservé un logement ou qu’ils se présentent sans réservation. Lors de l’enregistrement, les invités doivent fournir des informations essentielles, notamment :

• Nom et prénom
• Courriel
• Carte d’identité nationale (pour les citoyens espagnols) ou passeport (pour les citoyens de l’UE).

Il incombe aux prestataires de services (l’hôte) de protéger les informations relatives aux voyageurs et de ne pas les divulguer à des personnes non autorisées.

Loi sur l’enregistrement des invités en Espagne

Conformément au décret royal espagnol 933/2021, tous les hôtes en Espagne sont tenus d’enregistrer leurs invités afin de garantir la sécurité des citoyens. Cela concerne les locations de vacances, les chambres d’hôtes, les campings, les auberges de jeunesse et les hôtels.

La loi stipule que tous les voyageurs, quel que soit leur âge, doivent être enregistrés en remplissant et en signant un formulaire appelé “parte de Entrada” (partie du voyageur). Dans le cas des personnes âgées de moins de 14 ans, les informations les concernant seront fournies par la personne adulte qui les accompagne.

L’enregistrement doit ensuite être envoyé par les hôtes et les propriétaires et gestionnaires de propriétés de vacances aux autorités compétentes dans un délai de 24 heures à compter de l’arrivée de l’hôte.

Enregistrer un invité en Espagne

Auparavant, il n’y avait qu’un seul envoi de la déclaration du voyageur, qui était envoyé aux différentes forces de sécurité telles que les “Hospederías de la Guardia Civil” et la “Policía Nacional” (Police nationale), en fonction de la communauté autonome. En vertu de la nouvelle réglementation, deux soumissions sont requises et toutes deux sont envoyées directement au ministère de l’intérieur (Ministerio del Interior).

En revanche, la nouvelle norme exige deux transmissions d’informations différentes prenant en compte deux moments différents d’une réservation. Ces deux moments sont les suivants:

• Le premier est la date à laquelle la réservation est confirmée par l’hôte.
• Le second est le moment où le client s’enregistre dans le logement.

Plateforme d’enregistrement des invités – Ministère de l’Intérieur

Le ministère de l’Intérieur a mis en place une plateforme : Sede Electrónica pour faciliter l’enregistrement des documents et des informations à fournir par les hôtes privés et les gestionnaires de biens qui exercent des activités d’hébergement.

Pour accéder au processus d’enregistrement, les utilisateurs doivent disposer d’un certificat numérique ou être enregistrés dans cl@ve, et une fois le formulaire correspondant rempli, toutes les données nécessaires au fonctionnement de l’application seront obtenues.

Note: Cl@ve est une plateforme de vérification d’identité électronique pour l’identification et l’authentification sécurisées des citoyens dans leurs relations avec les administrations publiques. Dans le cas présent, elle concerne les loueurs et les gestionnaires de biens immobiliers.

Automatiser l’enregistrement des invités – Your.Rentals

Avec Your.Rentals, vous pouvez faciliter le processus d’enregistrement des hôtes sans délai, tout en garantissant la confidentialité des informations et la conformité légale avec les autorités compétentes.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter le guide « Guest Registrations for Host » qui décrit les fonctionnalités et les processus intégrés dans Your.Rentals pour faciliter l’enregistrement des hôtes. 

Si vous avez déjà un compte sur Your.Rentals et que vous vous demandez comment le connecter au Ministère de l’Intérieur espagnol, vous pouvez lire l’article sur la transmission des données des invités où nous expliquons comment le faire étape par étape.

Guide des inscriptions des invités pour les hôtes

Transmission des données des invités

Enregistrement facile des invités dans Span avec Your.Rentals

Comment enregistrer votre propriété de vacances auprès du ministère de l’intérieur?

Pour pouvoir enregistrer les informations relatives à vos hôtes sur les plateformes en ligne, vous devez d’abord enregistrer votre propriété de vacances en fournissant les informations obligatoires. 

Nous vous présentons ici une liste d’informations que vous devrez rassembler.

Coordonnées du propriétaire

• Nom complet
• Sexe – homme/femme
• Numéro d’identité
• Type de document (DNI, passeport ou TIE)
• la nationalité
• Date de naissance
• Numéro de téléphone
• Adresse électronique

Détails de la propriété

• Adresse complète
• Code postal
• Ville
• Pays d’origine
• Nombre de chambres
• Connexion Internet (oui/non)

Rapport sur les voyageurs

Le rapport des voyageurs, également connu sous le nom de “feuille d’enregistrement des voyageurs” (hojas de registro de viajeros) ou “dossier des voyageurs” (expediente de viajeros), revêt une importance considérable.

Il est obligatoire de conserver tous les rapports des voyageurs pendant une période d’au moins trois ans dans le registre des voyageurs. Le format du carnet doit être numérique et comporter un minimum de 100 et un maximum de 500 feuilles.

Conformément à la réglementation récente, les hôtes sont tenus de s’assurer de l’exactitude des données fournies.

Inscription des invités – Informations à fournir par l’invité

Si vous prévoyez de vous rendre en Espagne en tant qu’invité et que vous souhaitez savoir quelles informations vous devrez fournir lors de l’enregistrement de votre logement, suivez notre guide complet sur l’enregistrement des invités en Espagne. 

Nous y répondons à la question de savoir si les invités doivent fournir leurs données personnelles, comment elles sont utilisées et les mesures qui seront prises pour assurer la protection de leur vie privée.

Guide d’enregistrement des invités pour les hôtes

Pénalités pour les hôtes qui ne déclarent pas les invités

Les hôtes sont responsables de l’exactitude des données fournies par les invités et doivent créer un registre électronique avec les données collectées pendant une période de trois ans à compter de la fin du service.

Comme il est obligatoire de soumettre les informations relatives aux invités au ministère espagnol de l’intérieur, il est important de le faire dans les délais impartis. Si un hôte choisit de ne pas le faire, le fait de ne pas enregistrer les invités et de ne pas les signaler aux autorités peut entraîner des sanctions, des pénalités et des amendes importantes.

Conclusion

Comme nous l’avons mentionné précédemment, il est important de ne pas oublier de signaler votre formulaire d’enregistrement d’invité au ministère espagnol de l’Intérieur afin de garantir la conformité du décret royal 233/21 pour les hôtes et les gestionnaires de biens immobiliers.

Voici quelques points importants à prendre en compte:

• Chaque dossier d’invité doit être conservé pendant au moins trois ans.
• Vous devez enregistrer un invité via la plateforme du ministère espagnol de l’intérieur.
• Vous devez fournir deux informations distinctes en fonction des différents moments de la réservation.
• Le formulaire d’enregistrement des invités (Parte de Entrada) doit être soumis dans les 24 heures suivant l’enregistrement de l’invité.

Nous espérons que cet article vous a intéressé. N’oubliez pas de le partager s’il vous a été utile.