Le mélange de politiques d’annulation de réservation qui convertit

Deux mentalités d'acheteurs

Si vous gérez des locations de courte durée depuis assez longtemps, vous remarquerez deux mentalités communes chez les acheteurs, même avec l'Instant Book. L'un d'entre eux est "flex-first": il veut avoir la liberté d'annuler sans souci. L'autre est "commit-to-save": ils ont choisi votre logement et sont heureux de le bloquer pour un meilleur prix.

La plupart des offres ne s'adressent qu'à l'un d'entre eux. Le voyageur à la recherche d'un bon rapport qualité-prix ne voit qu'une option entièrement remboursable à un prix plus élevé et renonce à s'inscrire. Le voyageur très flexible ne voit qu'une option non remboursable et renonce également.

Voici la vérité tranquille : vous n'avez pas besoin de nouvelles photos ou de remises générales plus importantes pour obtenir davantage de réservations. Vous avez besoin d'une politique d'annulation des réservations qui permette aux deux types d'hôtes de dire "oui" à leur manière.

La grande idée (et pourquoi elle fonctionne en 2025)

Depuis la pandémie, les voyageurs se sont habitués à voir des options. Qu'il s'agisse de vols, d'hôtels ou même de billets de concert, il existe une option moins chère "pas de flexibilité" et une option plus chère "changez d'avis". Lorsque votre annonce reflète ce modèle, le taux de conversion augmente, car les acheteurs reconnaissent instantanément le compromis.

"Au minimum, proposez des options à la fois non remboursables et entièrement remboursables - cela augmente considérablement le taux de conversion." - Andrew, PDG de Your.Rentals

Dans la pratique, la solution la plus simple est une formule à deux niveaux (non remboursable + entièrement remboursable). Lorsque les canaux le permettent, une troisième option, partiellement remboursable, permet d'attirer les clients intermédiaires qui souhaitent une certaine flexibilité, mais pas au prix le plus élevé.

A quoi ressemble l'installation dans le monde réel

Commencez par deux niveaux :

• Non remboursable → votre prix le plus bas. Le client prend le risque, et vous bloquez les recettes sans risque de perte en cas d'annulation.
• Entièrement remboursable → votre prix le plus élevé. Annulation gratuite pour le client jusqu'à une date limite précise (généralement entre 7 et 30 jours avant l'arrivée).

Si possible, ajoutez un troisième niveau :

• Partiellement remboursable → prix inférieur de 5 à 10 % à celui d'un remboursement intégral ; par exemple, remboursement de 50 % jusqu'à 14-30 jours avant l'enregistrement.

Conseil de pro : utilisez une plateforme comme Your.Rentals pour configurer les trois options et vous assurer que les chaînes connectées offrent autant d'options qu'elles en supportent.

Pourquoi choisir l'option médiane ? Parce qu'elle réduit l'écart psychologique entre "toute la flexibilité" et "aucune flexibilité", ce qui incite les hésitants à franchir la ligne de démarcation.

"Sur des canaux tels que Booking.com, où plus de deux politiques sont prises en charge, le fait d'afficher les trois options est un facteur de conversion important. - Andrew

Pleins feux sur les données

Nos chiffres montrent que les clients choisissent de plus en plus des tarifs non remboursables lorsque l'écart de prix leur semble équitable. En fait, la part des réservations non remboursables a augmenté d'année en année, tandis que celle des réservations entièrement remboursables a régulièrement diminué. Les tarifs partiellement remboursables ne représentent plus qu'une petite partie des réservations.

Data spotlight

Non-refundable has grown from just 4% in 2021 to 36% in 2025, showing both how more hosts have started offering multiple options and how traveler behavior is shifting when hosts set sensible price gaps.

The takeaway is clear: giving guests flexibility doesn’t just pad your calendar with “maybe” bookings—it actually drives more net stays.

How much cheaper should non-refundable be?

Short answer: around 20% below the fully refundable price is a strong starting point. Anything less and it doesn’t feel worth the risk to a guest. Anything more and you might be leaving money on the table.

A quick back-of-the-napkin check

• Fully refundable price: $300
• Cancellation rate on fully refundable bookings: ~25% (varies by market/season)
• Non-refundable cancellations: ~0% (that’s the point)

Pro move: Non-refundable cancellation rates can be reduced further with dynamic pricing—see the quick guide below and the dynamic pricing research study.

Even if your non-refundable offer sells well, one in four might never stay. That’s why the flexible rate must be higher—it prices in the risk. The non-refundable discount isn’t a giveaway; it’s risk-adjusted pricing.

Even though non-refundable bookings may be cancelled, your calendar will immediately be open to receive a replacement booking.

Pro move: Track your actual cancellation rates by policy and season, then tune the gaps. You’ll often find that a 20% non-ref discount and a 5–10% partial discount maximize RevPAR.

Choosing the right non-refundable discount

The short answer is: it depends on your market and your risk profile. A 20% gap below your flexible rate is a strong starting point, but the “right” number varies. Here are the levers to think about:

• Your cancellation rate on flexible bookings → If 1 in 4 flexible guests cancel, you need a bigger price gap to make non-refundable appealing.
• How easy it is to replace a cancelled booking → If your calendar fills quickly (e.g., urban short-stays, high-demand weekends), you can afford a smaller gap. If replacement is unlikely, lean toward a larger discount.
• Dynamic pricing as a safety net → Using smart pricing helps you sell at the right price at the right time. That means guests are less likely to cancel in favor of a cheaper alternative. (See the dynamic pricing research study for details.)

How do I choose the right non-refundable policy?

Most OTAs let you set different refund cut-offs: Free7, Free14, Free30, etc. The principle is simple:

• More flexible policies (Free7) convert better, since guests feel safer.
• Less flexible policies (Free30) protect revenue but limit conversion.

When choosing, weigh these factors

• Booking replacement probability → If you can easily fill a gap 7 days out, a Free7 works well. If your market moves slower, Free14 or Free30 may be safer.
• Average booking window → If most guests book close to arrival, shorter free-cancel windows convert better.
• Occupancy level → In high-occupancy markets, you can afford to be flexible. In lower-demand areas, longer cut-offs give more protection.
• Property type & price point → Luxury or high-rate properties often use stricter terms (Free30) since replacement is harder.

👉 The right policy is rarely “one size fits all.” It’s a balance between maximizing conversion and minimizing risk, tuned to your property type, location, and booking patterns.

“But my channels are all different…”

• Booking.com has the richest cancellation policy options. If BCOM is a core channel, it’s worth spending a few minutes to pick policies tailored to that platform.
• Airbnb uses fixed policy families (Flexible/Moderate/Strict). You can still create a clear two-tier offer by pairing a lower “commit & save” price with a higher flexible price.
• Expedia/Hotels.com frequently supports 2–3 tiers.
• Vrbo tends to be simpler, but the two-tier principle still applies.

👉 One wrinkle: your PMS or channel manager might let you configure three policies, but an OTA may only show two in search. Always spot-check what a traveler sees. If you use a platform like Your.Rentals, much of the mapping is automatic—but it’s still smart to verify.

A 7-minute rollout you can do

Pick your tiers. Start with non-refundable + fully refundable. Add partially refundable if your key OTAs support it.

Set cut-offs. Fully refundable: free cancellation until 7–30 days before check-in. Partial: 50% until 14–30 days.

Price the gaps. Aim ~20% below flexible for non-refundable; ~5–10% below fully refundable for partially refundable.

Map & check. Push policies live and search your own listing like a traveler. Do you clearly see two or three choices with obvious price differences? How does it feel to you if you were a guest?

Measure monthly. Track conversion and cancellation by tier. If non-refundable share is tiny, increase the gap. If flexible dominates, check whether the cut-off feels too strict for your market.

If you only do one thing this week

Add a non-refundable “commit & save” price that’s meaningfully cheaper than your fully refundable rate, and make the difference obvious. Then watch what happens to your conversion curve over the next 30 days.

You don’t have to win every shopper. You just have to give both types a reason to say yes.

How Your.Rentals handles cancellation policies for you

• Set once, use everywhere. Select up to three policies in Your.Rentals; the platform then automatically maps the best combination for each OTA (including Booking.com’s richer options), depending on what the channel supports.
• Skip policy copywriting. Refund windows and cut-offs are automatically added to listings and confirmations based on the policies you choose.
• Full visibility. Most OTAs already highlight when the free-cancel window closes, so Your.Rentals doesn’t require you to send extra reminders.
• Keep pricing in your hands. Start with the suggested ~20% non-refundable and 5–10% partially refundable discounts, then review monthly. If you track your own cancellation rates, Your.Rentals can help translate that data into season-specific pricing gaps.