Gérer une entreprise de location de vacances rentable exige un ensemble de compétences unique. En plus de fournir un logement d’excellente qualité, les professionnels de la gestion de location offrent aussi un service personnel exceptionnel.  La clé de ce succès est une bonne communication avec les clients. Une communication efficace avec les invités avant leur arrivée permet de résoudre non seulement  la plupart des problèmes avant qu’ils ne surviennent, mais est aussi la clé pour satisfaire les invités avec un service client exceptionnel et ainsi recevoir des avis positifs.

Mais comment parvenir à offrir un service personnalisé qui permet au client de se sentir à l’écoute et  apprécié lorsque vous jonglez avec plusieurs propriétés et réservations provenant de différents canaux ? La réponse est d’utiliser une messagerie universelle pour la communication avec vos invités. Cet article vous expliquera ce qu’est une messagerie universelle, pourquoi c’est utile et comment l’utiliser pour simplifier votre communication avec vos invités.

Qu’est-ce qu’une messagerie universelle?

Malheureusement, nous ne parlons pas d’un système satellite interplanétaire tiré d’un roman de science-fiction. En ce qui concerne les locations de vacances, une messagerie universelle combine tous les messages de différentes sources vers une boîte de réception unique, et  vous permet de les gérer et d’y répondre depuis un seul endroit.

Les lecteurs réguliers de ce blog  savent à quel point un gestionnaire de canaux est important pour le succès d’une entreprise de location de vacances. Un gestionnaire de canaux est une manière de distribuer vos propriétés de location sur de nombreux sites de réservations agences de voyages en ligne comme Airbnb, Booking.com, Expedia et plus. Mais chacun de ces canaux a son propre système de messagerie, ce qui rend difficile de suivre tous vos messages et conversations avec vos clients. 

Une messagerie universelle comme celle qu’offre Your.Rentals combine les conversations des différents canaux pris en charge au sein d’une seule boîte. Cela signifie que vous pouvez voir et répondre aux messages provenant des différents canaux sans avoir à basculer entre les différentes plateformes, et vous pouvez facilement gérer les conversations en fonction des références ou statuts de réservation. Une poignée de canaux n’est actuellement pas disponible sur le système de messagerie universelle, mais le fait d’en utiliser une peut quand même vous aider à réduire votre charge de travail au quotidien.

Pourquoi une messagerie universelle est-elle utile pour la communication avec vos clients?

Pour faire court, une messagerie universelle simplifie tout. Plutôt que d’avoir à jongler entre vos comptes sur différents canaux et suivre différents systèmes de messagerie, vous pouvez tout faire au même endroit. Le fait de devoir se souvenir quelles réservations ont été reçues à travers quel canaux, et quels invités ont besoin de recevoir certaines informations peut être éprouvant en termes de temps et d’effort pour les gestionnaires de propriétés. Un système qui combine tout ensemble peut par conséquent être indispensable. 

Certains gestionnaires de propriétés essaient de gérer la communication avec leurs invités à travers leur adresse mail. Si cela peut être fait, ça présente ses propres défis. Tout d’abord, beaucoup de canaux de vente ne fournissent pas les adresses mail des invités, donc ils ne peuvent pas utiliser cette approche même s’ils le souhaitent. De plus, s’ils veulent avoir accès à l’adresse mail de leurs invités, garder une trace des conversations en plus des informations sur les réservations, des détails de la propriété, et des statuts de paiement signifie équilibrer plusieurs systèmes différents au même moment. Avec la messagerie universelle de Your.Rentals, vos conversations sont liées à votre système de gestion de propriété, de sorte que les informations concernant vos invités, vos réservations et votre propriété sont présentes au même endroit. 

Comment utiliser une messagerie universelle pour simplifier la communication avec vos clients? 

Bien sûr, le but principal de l’utilisation d’une messagerie universelle n’est pas que de vous faciliter la vie en tant que gestionnaire de propriété. Il s’agit de vous aider à fournir une communication efficace à vos invités, et par la même occasion, un meilleur service. Une meilleure communication signifie des invités plus satisfaits, de meilleurs avis et donc plus de réservations! 

L’art de la communication clients est un sujet complexe qui dépasse le cadre de cet article, mais il y a des choses à garder à l’esprit pour vous aider à développer vos talents en la matière. Premièrement, il ne s’agit pas seulement de ce que vous communiquez, mais comment et, peut-être plus important encore, quand.

Certains clients sont capables de tout organiser à la dernière minute, mais beaucoup se sentent plus détendus quand ils savent à l’avance ce qu’ils doivent faire. Une fois la réservation confirmée, peut-être souhaitez-vous envoyer un message de remerciement ainsi que quelques détails clés – comment les invités trouveront-ils votre propriété ? Y aura-t-il quelqu’un pour les accueillir à leur arrivée ou offrez-vous un check-in sans contact ?  Quelle autre information vos invités auraient-ils besoin de connaître pour s’assurer de passer un bon séjour?

Une communication rapide permet d’éviter beaucoup de problèmes avant qu’ils n’arrivent. Et s’il s’avère que vous envoyez constamment le même message à vos invités (comme les règles de la maison, l’inventaire ou le livret d’accueil), il est préférable d’utiliser une messagerie qui offre des modèles pour économiser votre temps. Cela signifie que vous pouvez sauvegarder les messages les plus courants et les utiliser encore et encore pour rendre votre communication plus efficace.

Vous pouvez aussi simplifier la communication avec vos invités après leur arrivée, avec l’utilisation d’une messagerie universelle pour communiquer avec eux de problèmes concernant la réservation, de disputes ou plaintes. Si des problèmes surviennent pendant que votre invité séjourne avec vous, il est préférable d’y remédier le plus tôt possible pour éviter qu’ils ne s’aggravent et que vous ne n’obteniez de mauvaises critiques. Quand vous avez une messagerie intégrée à votre système de gestion de propriété, vous pouvez facilement gérer vos conversations en plus d’informations importantes sur les réservations, ce qui réduit les problèmes pendant les situations stressantes.

Conclusion 

Être un expert en communication est une compétence qui nécessite de la pratique. Offrir une expérience exceptionnelle aux invités implique de nombreuses choses, et une bonne communication n’est que l’une d’entre elles. Cependant, en utilisant une messagerie universelle, vous pouvez réduire le temps et l’effort passés à essayer de gérer plusieurs systèmes et concentrer toute votre énergie à offrir une expérience unique à vos clients.

La manière la plus simple de créer l’annonce de location de vacances parfaite

Connectez-vous à Your.Rentals pour créer votre annonce parfaite maintenant.

Vous n’utilisez pas encore Your.Rentals?