6 modelli di messaggi di istruzioni per il check-in per gli host

Il check-in è uno dei momenti più importanti del viaggio degli ospiti. Anche un ottimo soggiorno può iniziare con una frustrazione se gli ospiti non sanno come accedere alla proprietà
, dove parcheggiare o cosa fare al loro arrivo.

Istruzioni chiare per il check-in aiutano a prevenire le domande dell'ultimo minuto, a ridurre le richieste di assistenza e a rendere più agevole l'arrivo, soprattutto per gli ospiti che viaggiano in ritardo
o che effettuano il check-in in modo indipendente.

Di seguito troverai 6 modelli di messaggi di istruzioni per il check-in che potrai copiare, personalizzare e riutilizzare per Airbnb e altre OTA.

Cosa includere nelle istruzioni per il check-in

Mantieni la semplicità: gli ospiti vogliono per lo più le cose basilari, in modo da poter entrare senza doverti avvisare dalla porta di casa:

• Dove andare: l'indirizzo esatto e l'entrata da utilizzare
• Quando possono arrivare: orario del check-in (e se è possibile anticipare o posticipare)
• Come entrare: ritiro delle chiavi, localizzazione della cassetta di sicurezza + codice o istruzioni per la serratura intelligente
• Dove parcheggiare: posizione del parcheggio, permessi ed eventuali restrizioni
• Se qualcosa va storto: cosa fare se il codice non funziona o se non si riesce a trovare la chiave
• Dettagli Wi-Fi (facoltativo): nome della rete + password, se vuoi avere tutto in un unico messaggio

Suggerimento: evita i paragrafi lunghi. Una breve lista di controllo o di passi numerati è più facile da seguire, soprattutto per il self check-in.

Segnaposto di messaggistica per modelli più veloci

I modelli qui sotto includono alcuni segnaposto, come [Nome dell'ospite] o [Codice di accesso], in modo che tu possa personalizzarli rapidamente per ogni prenotazione.

Se utilizzi un software di messaggistica per gli ospiti, i segnaposto sono particolarmente utili perché molti strumenti ti permettono di salvare dei modelli e di sostituire automaticamente questi campi
con i dati reali dell'ospite e della prenotazione, in modo che i tuoi messaggi rimangano personali senza ulteriori sforzi.

Ad esempio, in Your.Rentals Guest Messages puoi inserire campi dinamici come il nome dell'ospite o un link per il check-in direttamente nel tuo modello,
e il sistema li compilerà quando il messaggio verrà inviato.

Segnaposto comuni utilizzati nei modelli:

• [Nome dell'ospite]
• [Nome della proprietà]
• [Indirizzo]
• [Orario di check-in]
• [Codice di accesso]
• [Posizione della cassetta di sicurezza]
• [Contatto Host]

Modelli di messaggi di istruzioni per il check-in

Modello #1: Istruzioni standard per il check-in

Ciao [Nome dell'ospite],

Ecco i dettagli del tuo check-in per [Nome della struttura]:

Indirizzo: [Indirizzo]
Orario di check-in: [Orario di check-in]
Accesso: [Istruzioni di accesso]
Rete Wi-Fi: [Nome Wi-Fi]
Password: [Password Wi-Fi]

Se hai domande o hai bisogno di aiuto all'arrivo, mandami un messaggio qui.

Buon viaggio,
[Nome dell'ospite].

Modello #2: Self check-in con cassetta di sicurezza

Ciao [Nome dell'ospite],

Puoi effettuare il self check-in presso [Nome della struttura] in qualsiasi momento dopo il [Orario di check-in].

La cassetta di sicurezza si trova a [Posizione della cassetta di sicurezza]
Il tuo codice è [Codice di accesso]
All'interno troverai la chiave con l'etichetta [Etichetta della chiave].

Fammi sapere se qualcosa non è chiaro: sarò felice di aiutarti.

[Nome host]

Modello #3: Istruzioni per l'inserimento di smart lock e tastiere

Ciao [Nome dell'ospite],

Il check-in per [Nome dell'immobile] è facile grazie all'accesso tramite tastiera.

Codice di accesso: [Codice di accesso]
Posizione della porta: [Dettagli ingresso]

Basta inserire il codice e premere il tasto di sblocco.

Mandami un messaggio in qualsiasi momento se hai problemi ad entrare.

[Nome host]

Modello #4: check-in in un condominio

Ciao [Nome dell'ospite],

Ecco come accedere a [Nome proprietà]:

Ingresso dell'edificio: [Dettagli ingresso]
Numero di appartamento: [Numero unità]
Istruzioni per il ritiro delle chiavi: [Informazioni sull'accesso]

Se arrivi e hai bisogno di assistenza, mandami subito un messaggio.

[Nome host]

Modello #5: Parcheggio + check-in

Ciao [Nome dell'ospite],

Solo una nota veloce prima dell'arrivo a [Nome della proprietà].

Parcheggio: [Istruzioni per il parcheggio]
Orario di check-in: [Orario di check-in]
Accesso: [Istruzioni per l'accesso]

Fammi sapere se hai bisogno di indicazioni o altro.

[Nome host]

Modello #6: Messaggio di check-in per arrivo tardivo

Ciao [Nome dell'ospite],

Non preoccuparti se arrivi in ritardo: il check-in a [Nome della struttura] è self-service.

Il tuo codice di accesso è [Codice di accesso] e le istruzioni sono qui:
[Istruzioni di accesso].

Se si presenta qualche problema durante l'arrivo, mandami un messaggio in qualsiasi momento.

[Nome host]

Quando inviare le istruzioni per il check-in

La maggior parte degli host invia i dettagli del check-in:

• 1-2 giorni prima dell'arrivo (in modo che gli ospiti abbiano il tempo di esaminarli)
• Il giorno prima del check-in come promemoria, soprattutto per il self check-in.
• Qualche ora prima dell'arrivo per le prenotazioni dell'ultimo minuto o per le prenotazioni in giornata

Inviare troppo presto significa che gli ospiti potrebbero perdere il messaggio nella loro casella di posta. Un invio troppo tardivo può creare un inutile stress quando gli ospiti cercano di arrivare e di accedere alla proprietà.

Salva questi modelli e automatizza i messaggi di check-in

Copiare e incollare funziona, ma è facile dimenticare un messaggio quando sei impegnato. Se vuoi risparmiare tempo e rimanere coerente, su
puoi salvare questi messaggi come modelli e riutilizzarli ogni volta che ne hai bisogno.

Your.Rentals Guest Messages è un software di messaggistica per gli ospiti che riunisce in un unico luogo tutte le conversazioni dei tuoi ospiti da canali come
Airbnb, Booking.com, Vrbo e altri.

Puoi anche programmare dei modelli da inviare automaticamente, ad esempio quando una prenotazione viene confermata o X ore prima del check-in.
In questo modo puoi assicurarti che gli ospiti ricevano le istruzioni giuste al momento giusto, senza doverle seguire manualmente.

Passo successivo: Salva questi modelli in Messaggi degli ospiti e imposta il calendario dei messaggi di check-in.