Come funzionano i Property Management Systems (PMS)?

Nel corso degli anni, il turismo internazionale è cresciuto progressivamente, e di conseguenza, è aumentato anche il numero di persone impegnate nel settore degli affitti per le vacanze. E l’uso dei Property Management System, o PMS, è diventato più comune negli ultimi anni. I gestori di proprietà utilizzano queste soluzioni in molti modi diversi per aiutare a gestire le loro attività di affitto per le vacanze.

Ma cosa sono i Property Management Systems? E perché è utile per la tua attività?

Cos’è un Property Management System (PMS)

Prima di tutto, è importante conoscere la differenza tra un PMS e un Channel Manager.

I Property Management Systems sono software originariamente progettati per aiutare i gestori e i proprietari di hotel a gestire ogni aspetto dell’attività alberghiera. Con il passare degli anni, i PMS si sono sviluppati e mentre alcuni software sono ancora rivolti agli hotel, altri sono una soluzione migliore per altri tipi di società di vacanza come affitti a breve termine, B&B, altre attività ricettive o anche proprietari privati.

D’altra parte, un channel manager è un servizio che consente ai gestori di proprietà di gestire i propri annunci su più siti, ad esempio ricevendo prenotazioni dai canali di vendita e aggiornando automaticamente la disponibilità nel resto delle piattaforme in cui la proprietà è pubblicata. Questo servizio è solitamente incluso nel PMS.

La quantità di servizi offerti dipende dai diversi Property Management Systems. Questi software vengono utilizzati principalmente per organizzare le prenotazioni, integrare tariffe e pagamenti e gestire la comunicazione con i clienti. Oltre a queste funzionalità, ci possono essere molte altre opzioni offerte per ottimizzare la gestione della tua attività di vacanza.

Utilizzare un Property Management System (PMS)

Ogni PMS è diverso, così come il modo di utilizzarlo. Pertanto, è importante essere consapevoli di quali requisiti potresti trovare prima di iniziare ad utilizzare un PMS.

• In alcuni software PMS, è necessario contattare un account executive prima di registrarsi che ti fornirà maggiori dettagli sul loro software PMS e che ti chiederà informazioni sulla tua attività.
• In alcuni casi, dovrai soddisfare determinati criteri prima di pubblicare le tue case vacanze, come possedere o gestire un numero minimo di proprietà.
• Un altro requisito potrebbe essere la necessità di pagare un abbonamento o una quota di iscrizione per accedere alla piattaforma.
• In alcuni casi, il prezzo aumenterà se desideri utilizzare funzionalità aggiuntive del PMS o includere più proprietà.

Quando utilizzi Your.Rentals come tuo PMS non avrai alcuno svantaggio come abbonamento o costi imprevedibili. Your.Rentals vuole rendere l’affitto semplice, ogni cliente è il benvenuto indipendentemente dalle dimensioni. Più grandi sono i nostri clienti, maggiore è il supporto che possiamo offrire. Ogni profilo è supportato da Account Manager professionalmente preparati e specializzati nell’affitto a breve termine, assegnati a regioni in base alle dimensioni e al potenziale. Se desideri lavorare in modo indipendente, anche in questo modo lavoriamo bene, il nostro software è facile da usare e affidabile. Invece di un canone di abbonamento Your.Rentals offre una commissione di servizio, addebitata al momento della prenotazione, questa tendenza funziona a favore delle aziende che sono interessate dalla situazione COVID. Il costo del servizio è adattabile alle trattative. Con Your.Rentals paghi solo in base alle prestazioni!

Come funziona un PMS?

L’utilizzo di un solo sistema per gestire tutte le tue prenotazioni attraverso le diverse piattaforme può farti risparmiare molto tempo; inoltre, un PMS ti aiuta ottenere risultati migliori poiché la tua attività sarà più organizzata. Alcune delle funzionalità che ti aiuteranno a gestire la tua attività sono:

Sincronizzazione del calendario.

All’interno della sincronizzazione del calendario, puoi gestire la disponibilità dei tuoi annunci, bloccare le date o introdurre nuove prenotazioni. Nella sincronizzazione del calendario di Your.Rentals puoi aggiungere automaticamente i tuoi calendari esistenti da altre piattaforme come Airbnb, Google Calendar, ecc. E tutte le date e le prenotazioni bloccate verranno integrate. Avere un calendario centralizzato aggiornato è una delle cose più importanti da tenere in considerazione quando si gestisce un’attività di affitto per le vacanze poiché sarà il tuo miglior alleato per evitare doppie prenotazioni.

Approfondimenti rilevanti.

Quando gli annunci vengono pubblicati, puoi scoprire come si comportano attraverso diversi approfondimenti e utilizzare le informazioni per confrontare la tua attività con la concorrenza. Ad esempio, puoi vedere quante prenotazioni hai avuto nel tempo, quanto hai guadagnato o confrontare la tua occupazione con la concorrenza.

Your.Rentals offre un punteggio di qualità delle tue inserzioni, calcolando la loro qualità. Se i tuoi annunci ottengono un punteggio elevato, è molto probabile che si posizionano più in alto nei canali di vendita. Ti diamo anche suggerimenti sulle opportunità che potrebbero essere adatte alla tua attività per ottimizzare le tue prestazioni. Hai anche accesso alla pagina di analisi che confronta diversi aspetti delle tue proprietà con quelli simili nel tuo mercato.

Messenger universale.

Se hai le tue inserzioni in canali diversi, è molto probabile che riceverai messaggi dai clienti a caselle di posta diverse. Utilizzando un messenger universale riceverai tutti i messaggi nella stessa casella, riducendo la possibilità di perdere un messaggio, ma anche rendendo più semplice organizzare i messaggi e rispondere in modo più rapido ed efficiente. Oltre a queste funzionalità, Your.Rentals ti consente anche di avere un elenco di modelli e file allegati protetti, in modo da poter inviare messaggi comuni, come le istruzioni per il check-in in modo rapido e semplice. 

Ulteriori vantaggi dell’utilizzo di un PMS: 

1. Non è necessario occuparsi dei pagamenti. In molti casi, il channel manager o il PMS raccoglie il pagamento dai tuoi ospiti e si occupa anche di altri aspetti ad essi correlati. In questo modo non è necessario inviare fatture o inseguire gli ospiti per pagarti: il PMS ti invierà in modo sicuro i pagamenti dei tuoi clienti con tutte le informazioni pertinenti.
2. Risparmia tempo. Il channel manager converte automaticamente tutte le prenotazioni dai diversi canali, quindi non è necessario aggiornare manualmente la disponibilità degli annunci. Inoltre, hai accesso a un numero maggiore di canali e alle loro informazioni, il che può farti risparmiare tempo quando cerchi i luoghi più ottimali in cui pubblicizzare le tue proprietà. Oltre a questo, i sistemi di gestione dell’affitto di solito ti forniscono un account manager che ti supporterà e ti guiderà se necessario, questa opzione può anche farti risparmiare molto tempo se hai domande di qualsiasi tipo. Your.Rentals si distingue per il suo servizio clienti in base alle recensioni dei clienti.
3. Ottieni l’accesso alle informazioni degli esperti. Quando ti iscrivi a un PMS, puoi avere a portata di mano informazioni più preziose. Alcune informazioni arriveranno dal tuo account manager che ti darà consigli e ti aiuterà a impostare i prezzi giusti oltre a migliorare le tue inserzioni per ottenere maggiore visibilità (solo se richiesto). Inoltre, Your.Rentals ha collaborato con Rental Scale-Up e Airdna.co che forniscono analisi dei dati sul settore degli affitti per le vacanze con alcune delle intuizioni più importanti del settore. Come accennato in precedenza, uno dei risultati di questa collaborazione è il webinar che si è svolto durante la primavera del 2021, che ha fornito preziose informazioni sulle prossime tendenze nel 2021. Registrati qui per guardarlo gratuitamente (in inglese).
4. Ottieni un sito web personalizzato per la tua attività. Il settore degli affitti a breve termine cambia molto velocemente e l’adesione a un PMS ti aiuterà a non rimanere indietro. Alcuni Property Management Systems offrono servizi personalizzati come la possibilità di ottenere prenotazioni dirette tramite un sito web personalizzato. Your.Rentals ha lanciato questo servizio per migliorare le attività dei propri clienti. Trova maggiori informazioni sulle prenotazioni dirette qui.

In poche parole

Conoscere tutti gli elementi legati al settore degli affitti vacanze può sembrare da lontano qualcosa di molto difficile da imparare, tuttavia far parte di questa attività è qualcosa di molto semplice, soprattutto se ti affidi a un software e servizi che sono stati creati per semplificarti le cose. Ogni Property Management System è diverso, quindi prenditi del tempo per considerare esattamente quali strumenti e funzionalità ti servono per gestire la tua attività.

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