La gestione di una casa per vacanza non è affatto semplice: disporre di un budget milionario e di centinaia di dipendenti, infatti, non è sufficiente per salvarsi anche dal più minuto grattacapo, sempre pronto a saltar fuori quando meno te lo aspetti; all’estremo opposto, d’altro canto, la situazione può risultare ancor più ostica: basti osservare le piccole società di gestione immobiliare che, spesso e volentieri, non hanno risorse sufficienti per contrastare le continue difficoltà che gli si presentano davanti. Non a caso, svariate sono le proprietà in affitto gestite da non più di due persone, talvolta esponenti dell’azienda di famiglia detentrice dell’immobile, talaltra persino individui che si cimentano occasionalmente in questo tipo di attività che poco si presta all’improvvisazione.

Con tutte le mansioni che la gestione di un immobile obbliga a svolgere, a volte può essere veramente difficile trovare il modo di assegnare le dovute priorità: dalla creazione dell’annuncio alla sua pubblicazione, passando dalla ricezione alla gestione delle prenotazioni, fino ad arrivare all’accoglienza degli ospiti, alle pulizie e alle tanto agognate recensioni positive, è possibile constatare come ognuna di queste operazioni possa rappresentare da sé un impiego full-time; il tutto senza peraltro prendere in considerazione le attività di gestione on-line come l’aggiornamento delle agende digitali e dei prezzi!

Come gestire la tua impresa in modo più efficace

Al fine di agevolare al meglio la gestione della tua attività, è fondamentale eliminare il superfluo: un channel manager efficace come Your.Rentals può essere utilizzato per pubblicizzare gli annunci della tua proprietà in affitto su decine di siti di categoria nonché per apportare in tempo reale le dovute modifiche ai prezzi, alle immagini e ai dati; inoltre, puoi avvalertene per aggiornare le tue agende presenti su ciascun sito ogniqualvolta ricevi una prenotazione. Ciò è possibile grazie a una piattaforma multifunzione, che ti consente di risparmiare tempo e di investirlo in tutti quegli aspetti pratici che derivano da una gestione immobiliare condotta in modo adeguato, come ad esempio assicurarsi che l’esperienza proposta all’utenza risponda in toto alle aspettative dei tuoi ospiti.

Un errore assai comune che molti compiono durante la gestione locativa di una proprietà è sobbarcarsi troppe responsabilità, fatto riscontrabile soprattutto all’interno di quelle piccole realtà imprenditoriali dove il rischio di mettere tanta carne al fuoco è fin troppo elevato. Ciò è particolarmente vero se sei tu il proprietario della struttura in questione: in fondo, non è nient’altro che la tua bambina e affidarla a qualcun altro potrebbe non allettarti affatto.

Non tutte le società di gestione immobiliare possono permettersi di disporre di centinaia di dipendenti dove ciascuno è responsabile di uno o più reparti che compongono l’intera struttura: presto o tardi, arriverà il momento per te di calarti in diversi ruoli, poiché non è inusuale imbattersi in amministratori delegati dediti all’accoglienza degli ospiti o alla pulizia dei gabinetti, se la situazione lo richiede!

Distribuire il carico di lavoro

Una cosa fondamentale che abbiamo imparato dal nostro vissuto nell’industria degli affitti di case per vacanza è l’importanza della collaborazione. Lavorare in modo efficace con una squadra di elementi fidati può rendere la vita cento volte migliore, nonché più produttiva, rispetto al tentativo di gestire autonomamente la miriade di incombenze derivanti da un’attività di questo tipo.

Si tratta di un principio che funziona indipendentemente dalle dimensioni della tua impresa: ad esempio, una delle – seppur fondamentali – mansioni più dispendiose richiede la necessità di mantenere aggiornati tutti coloro che hanno bisogno di conoscere lo stato delle prenotazioni di una proprietà. Gli addetti alla reception, gli addetti alle pulizie e le squadre di manutenzione sono tenuti a sapere chi arriva e chi se ne va. I contabili devono sapere quando avverranno i pagamenti e gli addetti alle prenotazioni non possono essere tenuti all’oscuro se sono o meno nella posizione di accettare una prenotazione per un determinato periodo. In un’impresa più strutturata, potrebbe essere qualcun altro a dover porsi interrogativi di questo tipo. In un’azienda di gestione immobiliare più piccola, il tutto potrebbe ricadere sulle spalle di un’unica persona!

La chiave di volta per questi problemi è data da una comunicazione chiara e tempestiva: rendere immediatamente disponibili informazioni complesse e determinanti ti consentirà di risparmiarti il tempo e la fatica di dover correre ai ripari in extremis, nella speranza che qualcun altro intervenga a risolvere problematiche improvvise.

La collaborazione è la soluzione

Ad esempio, su Your.Rentals hai la possibilità di invitare dei collaboratori, vale a dire dei colleghi autorizzati a visionare l’agenda della proprietà, in modo da apprendere quando questa sarà disponibile. Ciò può risultare particolarmente utile se sei stato incaricato di gestire una struttura per conto di un proprietario che intende conoscerne la disponibilità al fine di accedervi a scopo personale.

Inoltre, puoi autorizzare dei collaboratori ad assisterti nella gestione della tua agenda, nella fattispecie ad aggiungere eventuali prenotazioni e a bloccare delle date; a tal proposito, puoi permettere al proprietario di bloccare un quantitativo di giorni corrispondenti al periodo che ha scelto per effettuare una visita, oppure assegnare delle direttive di gestione dell’agenda a un collega. Tutto questo è possibile senza doverlo autorizzare a modificare i dati dell’annuncio o i prezzi, nel caso in cui desiderassi conservare la responsabilità generale!

Altri consigli per una migliore gestione immobiliare

Definisci le tue responsabilità

Come per ogni attività commerciale, ciascun membro del tuo team rende al meglio se preventivamente informato di tutte le responsabilità che gli spettano: annota tutte le operazioni che rientrano nel piano operativo della tua attività, dopodiché assegna un nome a ciascuna di esse. Anche se non dovessi riuscire ad attenerti completamente a quanto previsto da ognuna, si tratta in ogni caso di un esercizio per aiutarti a comprendere esattamente cosa avviene nella tua impresa e come può essere distribuito il carico di lavoro.

Stabilisci delle procedure chiare

Se una situazione dovesse diventare critica, hai la certezza che tutti saprebbero cosa devono fare? Se dovessi ricevere una prenotazione all’ultimo momento, come te la caveresti? A chi dovrebbero rivolgersi i membri del tuo team in caso di difficoltà? Sarebbero in grado di gestire le criticità in modo efficace anche in caso di assenza di un supervisore? Definire una gamma di procedure standardizzate e condividerle con chi lavora con te equivale a semplificare le operazioni e a eliminare quelle superflue.

Rendi la tecnologia tua alleata

Centralizzare la gestione on-line della tua proprietà può rivelarsi un elemento determinante nel risparmio del tempo: in particolare, si tratta di investire in un software che ti consenta di eseguire il maggior numero di operazioni senza doverti spostare da un luogo all’altro. Al posto di creare un account per ogni canale di vendita che hai deciso di sfruttare e di avvalerti di servizi distinti per la gestione delle agende, delle prenotazioni e dei pagamenti, serviti di un software che ti consenta di gestire tutte queste operazioni in un’unica soluzione.

Sommario

La soluzione per gestire al meglio una casa per vacanza è assicurarsi che tutte le parti mobili della macchina combacino perfettamente e che svolgano il proprio lavoro al meglio delle loro possibilità. Per fare questo, tieni bene a mente quanto riportato di seguito:

mira, per quanto possibile, alla semplificazione dei processi, alla definizione di procedure chiare e alla distribuzione del carico di lavoro.

Così facendo, sarai in grado di eliminare le perdite di tempo e di trasformare quelle parti mobili in una macchina ben oliata!

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