Checklist per la comunicazione e-mail per Case Vacanze che ti consentiranno di migliorare l’esperienza degli ospiti

Una buona comunicazione via e-mail può aiutarti notevolmente ad arricchire l’esperienza dei tuoi ospiti. Questi checklist per la comunicazione e-mail ti daranno una mano per creare la migliore esperienza possibile per i clienti prima, durante e dopo il loro soggiorno.

L’utilizzo dell'email è molto importante ad esempio per confermare le prenotazioni e fornire informazioni dettagliate come la posizione, il parcheggio e le regole della casa. Tuttavia, vorrai sicuramente fare il possibile per dimostrare ai tuoi ospiti che sei un host caloroso e accogliente e che la tua casa vacanza è molto di più di una semplice camera d'albergo.

La comunicazione e-mail tempestiva è fondamentale

Un consiglio d'oro è, sempre che possibile, mandare un'email al momento giusto. Informazioni dettagliate come l’indirizzo o del parcheggio della struttura devono essere inviati non troppo presto (altrimenti i clienti si scorderanno) o neanche troppo tardi (o riceverai una chiamata dal cliente al momento dell’arrivo). La tempestiva comunicazione via e-mail può salvarti da tutti questi intoppi e aiutarti a creare un'esperienza migliore per gli ospiti.

Con questo in mente, un Channel Manager che dispone di una funzione di messaggistica è fondamentale per una buona gestione degli ospiti, e può consentirti di inviare email ai tuoi ospiti al momento giusto e migliorare la loro esperienza. Controlla la funzione di messaggistica di Your.Rentals per saperne di più.

Con la (nostra) funzione di messaggistica, puoi salvare qualsiasi modello o testo di email, estrarlo facilmente per usarlo e personalizzarlo prima dell'invio. Questo ti fa risparmiare molto tempo e ti rimuove alcune attività ripetitive.

 

Ricordati: rispondere la richiesta del cliente al momento giusto lascia una prima impressione importante per i tuoi ospiti e dà il tono al loro soggiorno. Questo può avere un impatto significativo sulle recensioni degli ospiti e persino sulle tue cancellazioni.

Checklist per la comunicazione e-mail agli ospiti: quando inviare e cosa includere

Secondo la nostra esperienza con più di 3000 gestori di proprietà e molti singoli host in tutto il mondo, abbiamo consolidato il flusso di lavoro sottostante affinché tu possa seguirlo passo dopo passo, indipendentemente dal fatto che tu stia gestendo prenotazioni istantanee, richieste di prenotazione o cancellazioni.

A seconda della piattaforma o del software utilizzato, alcuni di questi ? potrebbero essere inviati automaticamente.

Prenotazione Istantanea

Email di conferma della prenotazione

• Quando: una volta ricevuta la prenotazione
• Contenuto:
• Il nome dell'ospite
• Il numero di conferma della prenotazione
• Le date della prenotazione
• Orario di check-in e check-out
• Il nome / indirizzo della Casa Vacanza che hanno prenotato
• Dettagli specifici sull’affitto, ad es. camere da letto, servizi, ecc.
• Richiesta speciale, ad es. lenzuola, poltrona per bambini, ecc
• Informazioni sul pagamento (deposito, saldo residuo e termini)
• Politica di cancellazione
• Eventuali misure aggiuntive prese da te a causa di COVID
• Le tue informazioni di contatto e / o il modo migliore per contattarti

E-mail di promemoria della prenotazione

• Quando: 2 giorni - 7 giorni prima del check-in
• Contenuto:
• Il nome dell'ospite
• Il numero di conferma della prenotazione
• Le date della prenotazione
• Orario di check-in e check-out
• Il nome e l'indirizzo della casa vacanza che hanno prenotato
• Google Maps: [link]
• Altri sistemi GPS: [link]
• Indicazioni stradali:
• Informazioni sul parcheggio
• Indicazioni di trasporto pubblico
• Eventuali altre opzioni di trasporto
• Regole di casa
• Misure speciali per COVID
• Le tue informazioni di contatto e / o il modo migliore per contattarti

Dovresti anche far sapere ai tuoi ospiti se hanno bisogno di portare qualcosa di specifico, ad esempio la copia del loro documento d'identità o contanti all'arrivo per un deposito cauzionale.

Email di benvenuto 

• Quando: il giorno in cui gli ospiti effettuano il check-in (alcuni gestori di case vacanze e host invieranno questa email insieme all'indirizzo e al codice della porta solo quando avranno ricevuto il saldo finale)
• Contenuto: 
• Codice porta
• Codice Wifi
• Indicazioni dettagliate
• Manuale della casa (ribadire le regole e le politiche chiave ancora una volta come gentile promemoria)
• Mappa locale e cose da fare
• Altri servizi di up-selling che potresti avere

Email di benvenuto di follow-up per verificare che tutto vada bene

• Quando:1 giorno dopo il check-in degli ospiti (se gli ospiti rimangono per un periodo più lungo come più di una settimana, si consiglia di inviare più e-mail di questo tipo per assicurarsi che il loro soggiorno sia buono e si può anche sfruttarlo per condividere più informazioni locali consigli di viaggio e up-selling)
• Contenuto: 
• Controllare se dormono bene
• Ulteriori suggerimenti per le visite turistiche

Email prima del check-out

• Quando: 1 giorno prima della partenza 
• Contenuto: 
• Orario di check out 
• Di cosa prendere nota quando si lascia il noleggio
• Direzione per i principali trasporti, ad es. per l'aeroporto, la stazione ferroviaria, l'autostrada principal

 

Ringrazia per il soggiorno e richiedi una recensione 

• Quando : 1 giorno dopo il check out (in caso di problemi con l'ospite, dovresti risolvere il problema prima di inviare qualsiasi email di ringraziamento / recensione.)

• Contenuto:
• Grazie
• Chiedi di lasciare una recensione (recensione link)

Richiesta di prenotazione

Per quanto riguarda le prenotazioni su richiesta, si applicano ancora il flusso di lavoro e il contenuto dell'email sopraccitate. Ma potresti voler rivedere i dettagli della prenotazione prima di confermare la prenotazione e il processo di pagamento. Quindi potrebbe essere necessario inviare ulteriori e-mail prima di confermare le prenotazioni.

Prenotazione e modalità di pagamento

• Quando: una volta ricevuta la richiesta di prenotazione
• Contenuto:
• Il nome dell'ospite
• Numero di ospiti
• Le date della prenotazione
• Il nome e l'indirizzo della casa vacanza che hanno richiesto
• Importo del pagamento
• Metodo di pagamento
• Per quanto tempo verrà trattenuto l'affitto per gli ospiti fino al ricevimento del pagamento

Un promemoria del pagamento della prenotazione

• Quando: 24 ore prima della scadenza della prenotazione
• Contenuto:
• Importo del pagamento
• Metodo di pagamento

Cancellazioni

Ma potrebbero esserci casi in cui non puoi accettare le prenotazioni per indisponibilità o altri motivi. Quindi dovrai annullare le prenotazioni. Non sentirti in colpa se devi farlo. Solo che dovresti farlo il prima possibile e in modo rispettoso.

A causa di blocchi o questioni relative a COVID

• Quando: una volta annunciato il regolamento del governo
• Contenuto:
• Motivo della cancellazione: situazione COVID
• Politica di cancellazione e rimborso

A causa di doppie prenotazioni

• Quando: non appena vedi gli overbooking (consulta questo articolo per i dettagli su come evitare le doppie prenotazioni)
• Contenuto:
• Motivo cancellazione: doppia prenotazione
• Alternativa, ad esempio, un’altra struttura nelle vicinanze o gestita da te

Il miglior pacchetto di modelli di email per gli ospiti

Molti dei nostri gestori e host di case vacanze ricevono infatti quotidianamente e-mail che riguardano gli stessi argomenti come indicazioni stradali, costi di parcheggio, deposito bagagli, etc.

Pertanto, l'utilizzo di un modello di posta elettronica può consentirti di rispondere ai tuoi ospiti con un paio di clic, invece di digitare le stesse cose ancora e ancora. Nel frattempo, puoi facilmente modificare e personalizzare il contenuto dell'email per adattarlo alle esigenze con la nostra funzione di messaggistica.

 

Cosa fare e cosa non fare nella comunicazione e-mail con gli ospiti

Per migliorare le comunicazioni e-mail degli ospiti, i nostri modelli di e-mail possono essere il tuo punto di partenza. Dovresti anche rivedere il modello ogni trimestre e adattarlo quando lo ritieni opportuno. Dopo tutto, le tue comunicazioni e-mail dovrebbero dare il tocco umano e non sembrare un robot. Questo è il motivo per cui le persone prenotano case vacanze!

Ecco alcune cose da fare e da non fare:

 

Cose da fare

• Usa un tono e modi amichevoli e caldi.
• Sembra un essere umano, non un robot.
• Utilizza relazione, informazione, scopo, azione per strutturare la tua email.
• Ad esempio, una forma per relazionarti all’ospite può essere "Grazie per la prenotazione", "Siamo entusiasti di riceverti a [casa vacanza] il [data]!", "Siamo felici di vederti goderti il ​​tuo soggiorno a [ casa vacanze].".
• Informazione come le informazioni sulla prenotazione, sulla posizione e sulle direzioni per arrivare in struttura.
• Scopo: fai sapere agli ospiti cosa vuoi che facciano o preparino.
• Azione: elenca le azioni esatte che vuoi e indica la sequenza temporale.

• Elenca tutte le informazioni essenziali in elenchi puntati per una facile consultazione.
• Rispondi appena puoi. Indica chiaramente gli orari di lavoro in modo da poter gestire meglio le comunicazioni.
• Lascia un contatto in caso di emergenza.

 

Cose da non fare

• Non sovraccaricare i tuoi ospiti con troppe informazioni in una volta sola. Suddividilo in poche e-mail e inviale quando arriva il momento più appropriato.
• Non abusare dei modelli di email. Rivedi e personalizzali quando lo ritieni opportuno.

 

La comunicazione e-mail con gli ospiti è solo una parte del lavoro quotidiano di un gestore di case vacanze o di un host. È anche una parte cruciale dell'esperienza degli ospiti. Il nostro strumento di messaggistica, i modelli di email e i suggerimenti possono consentirti di semplificare il noleggio e creare la migliore esperienza per gli ospiti. Dai un'occhiata alla nostra funzione di messaggistica qui e scarica il modello ora.

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