Che cos’è la registrazione di un ospite?

La registrazione dell’ospite è fondamentalmente una registrazione dei dati dell’ospite in affitto per scopi ufficiali effettuata durante il check-in dell’ospite presso il front office di qualsiasi struttura ricettiva durante il viaggio. 

La registrazione è obbligatoria per tutti gli ospiti, sia che abbiano prenotato un alloggio sia che si presentino a piedi. Durante la registrazione, gli ospiti devono fornire informazioni essenziali, tra cui:

  • Nome e cognome
  • Contatto e-mail
  • Carta d’identità nazionale (per i cittadini spagnoli) o passaporto (per i cittadini dell’UE).

È responsabilità dei fornitori di alloggi per viaggiatori salvaguardare le informazioni sugli ospiti e non divulgarle a persone non autorizzate.

Legge sulla registrazione degli ospiti in Spagna

Secondo il Regio Decreto spagnolo 933/2021, tutti gli host in Spagna sono tenuti a registrare i propri ospiti per garantire la sicurezza dei cittadini. Ciò include case vacanza, bed and breakfast, campeggi, ostelli e hotel.

La legge prevede che tutti i viaggiatori, indipendentemente dall’età, debbano essere registrati compilando e firmando un modulo noto come parte de Entrada (parte del viaggiatore). Nel caso di persone di età inferiore ai 14 anni, i loro dati saranno forniti dalla persona adulta con cui sono accompagnati. 

Successivamente, la registrazione deve essere inviata dai padroni di casa e dai proprietari e gestori di case vacanza alle autorità competenti entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.

Registrazione di un ospite in Spagna

In precedenza, era previsto un unico invio del rapporto di viaggio, che veniva inviato alle diverse forze di sicurezza come “Hospederías de la Guardia Civil” e “Policía Nacional” (Polizia Nazionale), a seconda della comunità autonoma. In base alle nuove norme, sono necessari due invii ed entrambi saranno inviati direttamente al Ministero dell’Interno (Ministerio del Interior).

Al contrario, il nuovo standard richiede due diverse informazioni che tengano conto di due diversi momenti della prenotazione. Questi sono:

  • La prima è la data di conferma della prenotazione da parte dell’albergatore.
  • La seconda è quando il cliente effettua il check-in nell’alloggio.

Piattaforma di registrazione degli ospiti – Ministero dell’Interno

Il Ministero dell’Interno ha predisposto una piattaforma nella Sede Electrónica per facilitare la registrazione dei documenti e delle informazioni che devono fornire gli host privati e i gestori di immobili che svolgono attività ricettive.

Per accedere al processo di registrazione, gli utenti devono essere in possesso di un certificato digitale o essere registrati in cl@ve; una volta compilato il modulo corrispondente, si otterranno tutti i dati necessari per operare nell’applicazione.

Nota: Cl@ve è una piattaforma di verifica dell’identità elettronica per l’identificazione e l’autenticazione sicura dei cittadini nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. In questo caso è rilevante per gli affittuari e i gestori di immobili.

Pagina del Ministero dell'Interno spagnolo per le registrazioni degli ospiti da parte dei padroni di casa

Pagina del Ministero dell’Interno spagnolo per le registrazioni degli ospiti da parte dei padroni di casa

Automatizzare la registrazione degli ospiti – Your.Rentals

Con Your.Rentals potete facilitare il processo di registrazione degli ospiti senza ritardi, garantendo la privacy delle informazioni e la conformità legale con le autorità competenti.

Se volete saperne di più, potete leggere la guida Registrazioni degli ospiti per gli host, che descrive le funzionalità e i processi integrati in Your.Rentals per facilitare la registrazione degli ospiti. 

Se avete già un account con Your.Rentals e vi state chiedendo come collegarlo al Ministero degli Interni spagnolo, potete leggere l’articolo sulla Trasmissione dei dati degli ospiti in cui spieghiamo come farlo passo dopo passo.

Guida alle registrazioni degli ospiti per gli host

Trasmissione dei dati degli ospiti

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Registrazione facile degli ospiti in Span con Your.Rentals

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Come registrare la vostra proprietà per le vacanze presso il Ministero degli Interni

Per poter registrare i dati dei vostri ospiti attraverso le piattaforme online, dovrete innanzitutto registrare la vostra proprietà per vacanze fornendo le informazioni obbligatorie. 

Qui di seguito vi presentiamo un elenco di informazioni che dovrete raccogliere.

Dati del proprietario dell’immobile

  • Nome e cognome
  • Genere – maschio/femmina
  • Numero di identità
  • Tipo di documento (DNI, passaporto o TIE)
  • nazionalità
  • Data di nascita
  • Numero di telefono
  • Indirizzo e-mail

Dettagli sulla proprietà

  • Indirizzo completo
  • Codice postale
  • Città
  • Paese
  • Numero di camere
  • Connessione Internet (sì/no)

Rapporto sui viaggiatori

Il rapporto di viaggio, noto anche come “foglio di registrazione dei viaggiatori” (hojas de registro de viajeros) o “fascicolo dei viaggiatori” (expediente de viajeros), riveste una notevole importanza.

È obbligatorio conservare tutti i rapporti dei viaggiatori per un periodo di almeno 3 anni nel registro dei viaggiatori. Il formato del registro deve essere digitale e deve essere composto da un minimo di 100 a un massimo di 500 fogli.

Secondo le recenti normative, gli host sono responsabili dell’accuratezza dei dati forniti.

Registrazione dell’ospite – Informazioni richieste all’ospite

Se state programmando un viaggio in Spagna come ospiti e volete sapere quali informazioni dovrete fornire al momento del check-in, seguite la nostra guida completa sulla registrazione degli ospiti in Spagna. 

Vi spieghiamo se gli ospiti devono fornire i loro dati personali, come vengono utilizzati e le misure che verranno adottate per proteggere la loro privacy.

Guida alla registrazione degli ospiti per gli ospiti

Sanzioni per i padroni di casa che non segnalano le schede degli ospiti

Gli host sono responsabili dell’accuratezza dei dati forniti dagli ospiti e devono creare un registro elettronico con i dati raccolti per un periodo di tre anni dalla fine del servizio.

Poiché è un obbligo presentare le informazioni sugli ospiti al Ministero degli Interni spagnolo, è importante farlo in tempo. Nel caso in cui un albergatore decida di non inviarle, le conseguenze della mancata registrazione degli ospiti e della mancata segnalazione alle autorità potrebbero comportare sanzioni, pene e ammende significative.

Conclusione

Come abbiamo già detto, è importante ricordarsi di segnalare il modulo di registrazione degli ospiti al Ministero degli Interni spagnolo per garantire la conformità al Regio Decreto 233/21 per gli host e i gestori di proprietà.

Alcuni punti chiave importanti da considerare nel farlo:

  • Ogni registrazione degli ospiti deve essere conservata per almeno 3 anni.
  • È necessario registrare un ospite attraverso la piattaforma del Ministero degli Interni spagnolo.
  • È necessario presentare due informazioni distinte, considerando i diversi momenti di una prenotazione.
  • Il modulo di registrazione dell’ospite (Parte de Entrada) deve essere presentato entro 24 ore dal check-in dell’ospite.

Ci auguriamo che questo articolo sia stato di vostro interesse. Non dimenticate di condividere se vi è stato utile.