Gestire un’attività di affitto per le vacanze di successo richiede un insieme unico di competenze. Oltre a fornire alloggi di prim’ordine, i gestori di affitti professionali hanno la sfida di offrire anche un servizio personalizzato eccezionale. La chiave di tutto ciò è una comunicazione eccellente con gli ospiti. Una comunicazione efficace prima dell’arrivo del tuo ospite non solo può risolvere la maggior parte dei potenziali problemi prima che si verifichino, ma è anche la chiave per deliziare i tuoi ospiti con un servizio clienti eccezionale e ricevere recensioni positive.

Ma come riesci a offrire servizi personalizzati che fanno sentire i tuoi ospiti accuditi e apprezzati quando ti stai destreggiando tra più proprietà e prenotazioni da diversi canali? La risposta è utilizzare un servizio di messaggistica per la comunicazione con gli ospiti. Questo articolo spiegherà cos’è un servizio di messaggistica universale, perché è utile e come utilizzarlo per semplificare la comunicazione con gli ospiti.

Cos’è un servizio di messaggistica universale?

Sfortunatamente, non stiamo parlando di qualche fantasioso sistema satellitare interplanetario o di altre sciocchezze dell’era spaziale. Quando si tratta di affitti per le vacanze, un servizio di messaggistica universale è quello che combina messaggi da varie fonti diverse in un’unica casella di posta e ti consente di gestirli e rispondere da un unico posto.

I lettori abituali di questo blog sapranno quanto sia importante un Channel Manager per un’attività di case vacanze di successo. Un Channel Manager è un modo per distribuire le tue proprietà in affitto a più canali di noleggio o OTA diversi, come Airbnb, Booking.com, Expedia e altri. Ma ognuno di questi canali ha il proprio sistema di messaggistica, rendendo difficile tenere traccia di tutti i tuoi messaggi e conversazioni con i tuoi ospiti.

Un servizio di messaggistica universale come quello offerto da Your.Rentals combina conversazioni da diversi canali supportati in un’unica casella di posta. Ciò significa che puoi visualizzare e rispondere ai messaggi da ciascun canale senza dover passare da una piattaforma all’altra e puoi gestire facilmente le conversazioni in base al riferimento o allo stato della prenotazione. Una manciata di canali non sono attualmente disponibili sui sistemi di messaggistica universale, ma utilizzarne uno può comunque ridurre in modo significativo il carico di lavoro quotidiano.

Perché un servizio di messaggistica universale è utile per la comunicazione con gli ospiti?

In breve, un servizio di messaggistica universale semplifica tutto. Invece di dover destreggiarsi tra gli account su più canali e tenere traccia di diversi sistemi di messaggistica, puoi fare tutto in un unico posto. Dover ricordare quali prenotazioni sono state ricevute attraverso quali canali e quali ospiti necessitano per ricevere determinate informazioni può essere estremamente oneroso in termini di tempo e impegno per i gestori di proprietà impegnati. Un sistema che combini tutto insieme può quindi essere indispensabile!

Alcuni gestori di proprietà cercano di gestire le comunicazioni con gli ospiti tramite il loro indirizzo email. Sebbene ciò possa essere fatto, presenta le sue sfide. Prima di tutto, molti canali di vendita non forniscono agli host indirizzi email degli ospiti, quindi non possono utilizzare questo approccio anche se lo desiderano. Tuttavia, anche se hai accesso agli indirizzi e-mail degli ospiti, tenere traccia delle conversazioni insieme alle informazioni sulla prenotazione, ai dettagli della proprietà e agli stati di pagamento significa bilanciare più sistemi diversi allo stesso tempo. Con il servizio di messaggistica universale di Your.Rentals, le tue conversazioni sono tutte collegate al tuo sistema di gestione della proprietà, quindi le informazioni sui tuoi ospiti, prenotazione e proprietà sono sempre lì quando ne hai bisogno.

Come utilizzare un servizio di messaggistica universale per semplificare la comunicazione con gli ospiti

Ovviamente, il punto principale dell’utilizzo di un servizio di messaggistica universale non è solo quello di semplificarti la vita come gestore di proprietà. Serve per aiutarti a fornire una comunicazione più efficace ai tuoi ospiti e, in definitiva, a offrire un servizio migliore. Una migliore comunicazione significa ospiti più soddisfatti, il che significa recensioni migliori, il che significa più prenotazioni!

L’arte della comunicazione con i clienti è un argomento dettagliato oltre lo scopo di questo articolo, ma ci sono alcune cose da tenere a mente per aiutarti a sviluppare l’abilità per questo. In primo luogo, non è solo quello che comunichi, ma come e forse ancora più importante quando.

Alcuni ospiti potrebbero sentirsi a proprio agio facendo tutto all’ultimo minuto, ma molti si sentono molto più rilassati quando sanno in anticipo cosa devono fare. Una volta confermata la prenotazione, potresti inviare un messaggio di ringraziamento insieme ai dettagli chiave: come faranno i tuoi ospiti a trovare la tua struttura? Ci sarà qualcuno ad accoglierli all’arrivo o offrite il check-in senza contatto? Quali altre informazioni potrebbero aver bisogno di sapere i tuoi ospiti per assicurarsi un ottimo soggiorno?

Una comunicazione tempestiva può prevenire molti problemi prima che si presentino. E se ti ritrovi a inviare costantemente lo stesso messaggio ai tuoi ospiti (come regole della casa, elenchi di inventario o libri di benvenuto), è fantastico utilizzare un servizio di messaggistica che offre modelli per risparmiare tempo. Ciò significa che puoi salvare messaggi comuni e utilizzarli più e più volte per rendere più efficiente la tua comunicazione.

Puoi anche semplificare la comunicazione con gli ospiti dopo il check-in, utilizzando un servizio di messaggistica universale per comunicare con il tuo ospite su problemi con la prenotazione, controversie o reclami. Se ci sono problemi mentre il tuo ospite soggiorna con te, è meglio affrontarli il prima possibile per evitare che si intensifichino e rischiano recensioni negative o addirittura danni alla tua proprietà. Quando hai un servizio di messaggistica integrato nel tuo sistema di gestione della proprietà, puoi gestire facilmente le conversazioni insieme a importanti informazioni di prenotazione, che possono ridurre il fastidio durante situazioni potenzialmente stressanti.

Conclusione

Essere un comunicatore esperto è un’abilità che deve essere praticata e coltivata. Offrire un’esperienza eccezionale agli ospiti implica molte cose e un’ottima comunicazione è solo una parte di questo. Tuttavia, utilizzando un servizio di messaggistica universale, puoi ridurre il tempo e gli sforzi spesi nel tentativo di eseguire molti sistemi diversi e concentrarti invece esclusivamente sul fornire un’esperienza fantastica ai tuoi ospiti.

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