Un approccio all'hosting orientato ai sistemi

Per Razvan, la crescita di Stavanger BnB Apartments by Berti non è consistita nell'aggiungere proprietà il più velocemente possibile, ma nel mettere a punto le basi giuste e renderle ripetibili.

"Sono entrato nel mondo degli affitti a breve termine per creare un'esperienza per gli ospiti che potessi controllare completamente. Ho iniziato in piccolo, ho imparato in fretta e ho migliorato tutto grazie ai feedback, soprattutto la comunicazione, la pulizia e la chiarezza delle aspettative. Con il tempo sono cresciuto costruendo sistemi semplici (liste di controllo, standard, pulizia/manutenzione affidabile) e concentrandomi sulla coerenza".

- Razvan Berti Prioteasa, Host, Stavanger BnB Apartments by Berti

Questa mentalità è il filo conduttore di tutta la sua attività:

"La mia più grande lezione per ogni ospite: trattalo come un'ospitalità: gli ospiti ricordano quanto sia piacevole e curato il soggiorno".

Quello che non dice è che i buoni sistemi rendono facile l'hosting. Lo rendono gestibile, ma un portafoglio di affitti a breve termine è ancora, in ultima analisi, un'attività di persone e le persone non hanno orari d'ufficio.

"È un lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ed è sempre utile avere accanto una persona fidata che possa condividere il lavoro, soprattutto con così tante proprietà. Lavorare per e con le persone è probabilmente il lavoro più difficile che esista, quindi bisogna sempre essere pronti a tutto".

La sfida: un mercato esigente

Stavanger è un mercato forte, ma difficile da gestire. La stagionalità è forte, la concorrenza è elevata e l'ambiente normativo non perdona la sciatteria.

"Nel mio mercato, le sfide più grandi sono rappresentate dalla forte stagionalità e dai cambiamenti della domanda: i periodi di punta possono essere molto affollati, mentre le stagioni di spalla richiedono prezzi e marketing più mirati. La concorrenza è alta, quindi per distinguersi è necessario avere una qualità costante, una comunicazione veloce e un'esperienza di check-in senza problemi. I regolamenti e le norme edilizie richiedono inoltre di essere organizzati e conformi, mentre le aspettative degli ospiti sono elevate, soprattutto per quanto riguarda la pulizia e la reattività".

Perché un PMS: standardizzare, o prendere tempo

Razvan non si è rivolto a un sistema di gestione immobiliare per un problema specifico. L'ha fatto perché la crescita dell'attività senza un sistema adeguato stava diventando troppo rischiosa.

"È facile commettere degli errori, soprattutto nei periodi di maggiore affluenza, e la scalata era rischiosa perché le operazioni non erano standardizzate. È questo che mi ha spinto a cercare un sistema di gestione immobiliare: un unico luogo per centralizzare le operazioni, ridurre il lavoro manuale e gestire l'attività in modo più coerente".

Il ruolo di Your.Rentals

"Your.Rentals mi ha aiutato a essere più organizzato, più coerente e con meno errori durante i periodi più impegnativi. Vi ho trovato mentre cercavo opzioni PMS e confrontavo strumenti che potessero centralizzare gli annunci e le operazioni quotidiane".

Tre funzioni fanno la maggior parte del lavoro pesante per il team di Stavanger BnB Apartments:

"Le funzionalità su cui faccio maggiore affidamento sono la gestione dei canali/sincronizzazione tra le varie piattaforme, il calendario unificato e l'automazione che riduce il lavoro amministrativo ripetitivo."

I risultati

"Il risultato più importante è stato il risparmio di tempo e la maggiore fluidità delle operazioni: risposte più rapide, meno doppi controlli e maggiore sicurezza in fase di scalata".

I numeri che stanno dietro a questa esperienza sono reali. Da quando si è unito a Your.Rentals nel febbraio 2021, Razvan ha ampliato il portafoglio di B&B a Stavanger passando da 9 a 26 alloggi, triplicando di fatto il volume d’affari in cinque anni.

Anche il vantaggio operativo descritto da Razvan è misurabile: la distribuzione multicanale e l’automazione tramite Your.Rentals consentono di risparmiare circa 8–9 ore alla settimana, permettendo al team di concentrarsi sul lavoro a contatto con gli ospiti, che è proprio quello che porta a ricevere recensioni.

E qui la filosofia incontra il tabellone. Il punteggio medio delle recensioni degli ospiti è passato da 3,5 nel 2022 a 4,0 nel 2025: un miglioramento di mezza stella che è difficile da fingere quando il "trattamento dell'ospitalità" è la promessa principale dell'azienda.

I consigli di Razvan agli altri host

"Inizia in modo semplice e concentrati sulla coerenza piuttosto che sulla perfezione. Inchioda prima di tutto le basi: elenchi accurati, regole chiare, comunicazione rapida e pulizia a livello alberghiero.

Crea dei sistemi in anticipo - liste di controllo per i fatturati, un set standard di forniture e un sistema affidabile di pulizia/manutenzione - in modo da non esaurirti quando le prenotazioni aumentano.

All'inizio il prezzo deve essere realistico per ottenere recensioni solide, quindi ottimizzalo una volta che hai raggiunto lo slancio. È un lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con molte cose da fare e molte responsabilità. Sii preparato!".

Per Razvan, far crescere un’attività nel settore dell’ospitalità non è una questione di software, ma di organizzazione. Your.Rentals è la piattaforma che trasforma questa organizzazione in un vero e proprio business.