Avez-vous une stratégie Calendrier Sync?

Lorsqu’il s’agit de gérer vos propriétés sur plusieurs sites de réservation, il est absolument essentiel que la disponibilité de vos calendriers soit précise et mise à jour sur chaque site. Cela signifie que lorsque vous recevez une réservation pour une propriété à travers un site internet, vous devez vous assurer que ces dates sont bloquées sur tous les sites que vous utilisez, ou vous courez le risque de recevoir une double réservation et de payer des frais d’annulation. Vous pouvez en apprendre plus sur les raisons pour lesquelles un calendrier précis de locations de vacances est si important ici.

Mais mettre à jour de nombreux sites manuellement à chaque fois que vous recevez une réservation peut représenter beaucoup de travail, en particulier si vous gérez plusieurs propriétés. À la place, vous devriez utiliser Calendrier Sync, une méthode digitale automatique pour vous assurer que tous vos calendriers correspondent les uns aux autres. Calendrier Sync est plutôt facile une fois que vous l’avez pris en main, mais il est important de préparer soigneusement une stratégie Calendrier Sync avant de démarrer pour vous assurer que tout fonctionne sans accroc.

Cet article a pour but de vous aider à planifier votre stratégie Calendrier Sync et explique les termes clés que vous devez connaître pour synchroniser vos calendriers correctement.

Pourquoi Calendrier Sync est-il nécessaire?

En étant certain que vos calendriers sont à jour sur chaque site, vous vous assurez que vos propriétés sont toujours prêtes à recevoir des réservations sans que vous ayez besoin de vérifier et confirmer les demandes de vos clients client à chaque fois qu’ils souhaitent réserver un séjour. Cela vous permet d’utiliser l’option Réservation Instantanée que de nombreux clients préfèrent. Vous pouvez en lire plus sur les raisons pour lesquelles ceci est important dans cet article – Pourquoi les réservations sur demande sont-elles mortes.

Qu’est ce que iCal?

La majeure partie de la synchronisation de calendriers s’effectue grâce à iCalendar. Souvent appelé iCal, il s’agit d’un format de fichier digital qui permet à des informations de calendrier – comme des réservations de votre location de vacances, l’anniversaire de votre fille, un rendez-vous chez le médecin, etc. – d’être partagées entre différentes applications de calendrier. iCal est compatible avec de nombreux produits dont Google Calendar, Apple Calendar, et désormais beaucoup de sites de réservation que vous utilisez.

iCal est utilisé dans l’industrie de location de vacances comme moyen de synchroniser des réservations entre les calendriers de diverses agences de voyage en ligne (e.g. Vrbo, Booking.com, Airbnb, etc.) et systèmes. Cela signifie qu’une réservation que vous recevez sur un l’un de ces sites apparaît automatiquement sur les autres sites, et vous ne risquez donc pas de recevoir une double réservation.

Ai-je besoin de logiciels spéciaux pour utiliser Calendrier Sync?

Bien que des logiciels dédiés aux calendriers de locations de vacances existent, ils sont souvent complexes et rarement nécessaires. En utilisant Your.Rentals, vous pouvez gérer vos propriétés à travers notre gestionnaire de canaux et synchroniser vos calendriers. Your.Rentals vous permet de le faire avec seulement un compte, mais d’autres logiciels de gestion de locations de vacances vous demanderont peut-être de créer un compte sur chaque site.

Bien que de nombreux noms existent pour désigner le processus de synchronisation de votre calendrier de location, nous l’appelons Calendrier Sync. Les calendriers Your.Rentals supportent à la fois les importations et exportations de fichiers iCal – un procédé appelé synchronisation à double-sens. Cela signifie que vous avez la possibilité de “synchroniser” vos calendriers dans Your.Rentals avec ceux que vous avez pour la même propriété sur Booking.com, Airbnb et n’importe quelle autre agence de voyage en ligne ou logiciel de calendrier compatible avec iCal.

Votre stratégie Calendrier Sync

Pour profiter des avantages de l’utilisation de Calendrier Sync, il est important d’avoir une bonne stratégie de calendrier. Sinon, vous aurez peut-être l’impression d’être en face d’un grand bol de spaghetti et d’essayer de joindre tous les bouts! La manière la plus simple de gérer vos calendriers est d’utiliser un outil comme Your.Rentals pour toutes vos annonces et connexions aux canaux, ce qui signifie que vous n’avez besoin que de mettre à jour un seul calendrier.

Cependant, vous déciderez peut-être de vouloir continuer d’utiliser un compte existant en plus de Your.Rentals. Dans ce cas, il existe deux approches vis-à-vis de votre stratégie de calendrier.

Par exemple, imaginons que vous gérez déjà une annonce sur Vrbo et Airbnb, et que vous décidiez de vous inscrire sur Your.Rentals pour publier cette annonce sur des dizaines d’autres canaux sans avoir besoin d’un compte sur chacun d’entre eux. Peut-être utilisez-vous également Google Calendar, afin de suivre vos Réservations Directes. Dans ce cas, vous avez les calendriers suivants pour votre propriété:

• Google Calendar (auquel vous ajoutez des réservations manuellement)
• Vrbo
• Airbnb
• Your.Rentals (qui publie vos annonces sur tous les canaux de votre choix)

Voilà les deux stratégies que vous pouvez utiliser:

1. Gérer une connection à double-sens entre tous les sites et calendriers que vous utilisez.

Avec cette approche, vous devriez faire une liste des quatre calendriers que vous utilisez. Vous devriez exporter l’URL iCal pour chacun de ces calendriers, et les ajouter en tant que “importation iCal” à chacun des autres calendriers. Lorsqu’une réservation est ajoutée à l’un de ces calendriers, elle le sera également à tous les autres. Chacun de vos calendriers “importera” trois autres calendriers. Vos synchronisations de calendriers ressembleront à cela:

Si vous utilisez cette approche, vous devez vous souvenir que si vous ajoutez un nouveau site ou calendrier à votre propriété, vous devrez l’importer dans les calendriers existants, et importer chacun de ces calendriers dans le nouveau calendrier.

IMPORTANT! Si vous synchronisez des réservations d’autres calendriers à un site internet, et importez seulement ce calendriers à Your.Rentals – seulement les réservations créées sur ce site seront synchronisées avec Your.Rentals. Dans l’exemple ci-dessous, les réservations importées depuis Vrbo ne seront pas fournies dans les exportations iCal d’Airbnb – et donc manqueront sur Your.Rentals et Google Calendar. De manière similaire, les réservations créées sur Google Calendar ne seront pas exportées sur Airbnb ou Vrbo. Et les réservations créées sur Your.Rentals ne seront pas exportées sur Vrbo.

Pour cette raison, vous devez vous assurer que vous établissez une relation directe entre TOUS les calendriers comme indiqué dans le premier graphique ci-dessus – OU, utilisez la 2ème stratégie avec un calendrier central (par exemple: Google Calendar) comme défini dans la section ci-dessous.

2. Maintenez un calendrier central et assurez-vous que tous vos calendriers y soient connectés.

Vous pouvez choisir d’ériger l’un de vos calendriers en calendrier central (celui que vous modifiez vous-même directement), et synchroniser ensuite tous vos calendriers à travers celui-ci.

En fonction de la fiabilité de votre calendrier central et de la fréquence à laquelle il importe les réservations de vos calendriers secondaires, il se peut qu’il y ait un décalage substantiel entre l’ajout d’une nouvelle réservation à l’un de vos calendriers secondaires, et la mise à jour de vos autres calendriers secondaires. Cependant, la simplicité de cette approche l’importe probablement.

Vos relations de synchronisation de calendriers ressembleront à cela:

Veuillez noter que pour les canaux que vous gérez à travers le gestionnaire de canaux Your.Rentals, vous avez seulement besoin de garder votre calendrier Your.Rentals à jour et nous nous assurerons que la disponibilité est correcte sur tous les canaux via Your.Rentals.

Il est important de noter que les fournisseurs de vos calendriers et les fonctions d’important et exportations ont tous des politiques différentes sur la manière dont il importent/exportent des réservations, et sur la fréquence à laquelle ils le font. Cela signifie que si l’un de vos fournisseurs de calendrier n’effectuent de mise à jour qu’une ou deux fois par jour, vous risquez de constater des écarts entre vos calendriers.

Comme vous pouvez le voir, maintenir de nombreux comptes peut rendre votre stratégie de Calendrier Sync compliquée. Utiliser un outil comme Your.Rentals pour gérer toutes vos connexions de canaux signifie que vous n’avez besoin de mettre un jour qu’un seul calendrier et n’avez pas besoin d’investir du temps et de l’énergie à paramétrer une synchronisation de calendriers.

Démarrer

Êtes-vous prêt à vous lancer dans Calendrier Sync? Super! Choisissez l’une des approches ci-dessus, préparez-vous soigneusement et vérifiez que les réservations que vous voyez sur un calendrier sont reflétées sur les autres. Gardez à l’esprit qu’en fonction des politiques d’importation de calendrier de chaque fournisseur, la synchronisation de vos calendrier peut prendre jusqu’à plusieurs heures.

Pour de l’aide ou des conseils sur l’utilisation de Calendrier Sync pour gérer votre calendrier de locations de vacances, jetez un oeil à notre collection d’articles d’aide ici.

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