Hai una strategia di sincronizzazione del calendario?
Quando si tratta di gestire le proprietà in affitto per le vacanze su più canali, è assolutamente essenziale che i calendari delle disponibilità siano accurati e aggiornati su ogni sito web.
Ciò significa che quando ricevi una prenotazione per una struttura tramite un sito web, devi assicurarti che quelle date siano bloccate su tutti gli altri siti web che utilizzi, altrimenti rischi di ricevere una doppia prenotazione e pagare penali di cancellazione.
Puoi saperne di più sul motivo per cui un calendario accurato delle case vacanze è così importante qui.
Ma aggiornare manualmente più siti web ogni volta che ricevi una prenotazione può significare molto lavoro e perdite di tempo, soprattutto se gestisci più proprietà. Invece, dovresti usare Calendar Sync, un metodo digitale per assicurarti automaticamente che tutti i tuoi calendari corrispondano tra loro.
Calendar Sync è piuttosto semplice una volta capito, ma vale la pena pianificare attentamente una strategia di Calendar Sync prima di iniziare per assicurarti che tutto vada liscio.
Questo articolo ti aiuterà a pianificare la tua strategia di sincronizzazione del calendario e spiegherà alcuni dei termini chiave che devi conoscere per sincronizzare correttamente i tuoi calendari.
Perché è necessaria la sincronizzazione del calendario?
Assicurandoti che i tuoi calendari siano accurati su ogni sito web, ti assicuri che le tue strutture siano sempre disponibili a ricevere prenotazioni senza che tu debba controllare e approvare le richieste ogni volta che un ospite desidera prenotare un soggiorno. Ciò ti consente di utilizzare l’opzione di prenotazione immediata che molti ospiti preferiscono. Puoi leggere perché questo è importante in questo articolo – Perché la prenotazione su richiesta è finita.
Cos’è iCal?
La maggior parte della sincronizzazione del calendario viene eseguita utilizzando qualcosa chiamato iCalendar. Chiamato anche iCal in breve, questo è un formato di file digitale che consente di condividere le informazioni sulle riunioni del calendario, come le prenotazioni nella casa vacanze, il compleanno di tua figlia, gli appuntamenti dal medico, ecc., Tra diverse applicazioni di calendario. iCal è supportato da molti prodotti tra cui Google Calendar, Apple Calendar e ora molti dei siti web di case vacanze che utilizzi.
iCal viene utilizzato nel settore degli affitti per le vacanze come un modo per sincronizzare le prenotazioni tra i calendari degli affitti di vari siti di viaggio online (ad esempio Vrbo, Booking.com, Airbnb, ecc.) e sistemi. Ciò significa che una prenotazione che ricevi su un sito web apparirà automaticamente sugli altri siti, quindi non rischierai di ricevere una doppia prenotazione.
Ho bisogno di un software speciale per Calendar Sync?
Sebbene esista un software dedicato per il calendario delle case vacanze, di solito è complesso e non necessario. Utilizzando Your.Rentals, puoi gestire le tue proprietà tramite il channel manager e mantenere sincronizzati i tuoi calendari. Your.Rentals ti consente di farlo con un solo account, ma altri software di gestione delle case vacanze potrebbero richiedere la creazione di un account su ogni sito web.
Sebbene esistano molti nomi per il processo di sincronizzazione del calendario del noleggio, lo chiamiamo Calendar Sync. I calendari delle proprietà in Your.Rentals supportano sia l’importazione iCal che l’esportazione iCal, a volte chiamata sincronizzazione a 2 vie. Ciò significa che puoi “sincronizzare” i tuoi calendari in Your.Rentals con quelli che hai per la stessa struttura su Booking.com, Airbnb e qualsiasi OTA o software di calendario che supporti iCal.
La tua strategia di sincronizzazione del calendario
Per sfruttare i vantaggi dell’utilizzo di Calendar Sync, è importante disporre di una buona strategia di calendario. Altrimenti potrebbe sembrare di trovarsi di fronte a una grande ciotola di spaghetti e cercare di collegare tutte le estremità! Il modo più semplice per gestire i tuoi calendari è utilizzare uno strumento come Your.Rentals per tutte le tue inserzioni e connessioni ai canali, il che significa che devi aggiornare solo un calendario.
Tuttavia, potresti decidere di continuare a utilizzare un account esistente insieme a Your.Rentals.
In questo caso, ci sono due approcci principali alla tua strategia di calendario.
Ad esempio, supponiamo che tu abbia già gestito un annuncio su Vrbo e Airbnb, e poi ti sei iscritto a Your.Rentals per distribuire quella proprietà a dozzine di altri canali senza richiedere un account su ciascuno. Forse hai anche un Google Calendar, che usi per tenere traccia delle prenotazioni dirette. In questo caso, avresti i seguenti calendari per la tua proprietà:
- Google Calendar (quello a cui aggiungi le prenotazioni manuali)
- Vrbo
- Airbnb
- Your.Rentals (che distribuisce la tua proprietà a tutti i canali abilitati)
Ecco le 2 strategie di calendario che potresti utilizzare:
1. Gestisci le connessioni bidirezionali tra TUTTI i siti e i calendari che utilizzi.
Con questo approccio, dovresti creare un elenco dei 4 calendari che usi.
Dovresti trovare l ‘”URL di esportazione iCal” per ciascuno dei calendari sopra e aggiungerli come “importazione iCal” a ciascuno degli altri calendari. Quando una prenotazione viene aggiunta in uno dei tuoi calendari, verrà importata negli altri calendari.
Ciascuno dei tuoi calendari “importerebbe” altri 3 calendari.
Le tue relazioni di sincronizzazione del calendario saranno simili a questa:
Se si utilizza questo approccio, è necessario ricordare che se si aggiunge un nuovo sito o calendario per la proprietà, importarlo nei calendari esistenti e importare nuovamente ciascuno di quei calendari nel nuovo calendario.
IMPORTANTE! Se sincronizzi le prenotazioni da altri calendari su un sito web e importi solo quel calendario in Your.Rentals, solo le prenotazioni create in quel sito web verranno sincronizzate con Your.Rentals. Nell’esempio seguente, le prenotazioni importate da Vrbo non verranno fornite nell’esportazione iCal da Airbnb e pertanto mancheranno in Your.Rentals e Google Calendar. Allo stesso modo, le prenotazioni create in Google Calendar non verranno esportate su Airbnb o Vrbo. E le prenotazioni create in Your.Rentals non verranno esportate in Vrbo.
Per questo motivo, devi assicurarti di stabilire una relazione diretta tra TUTTI i calendari come mostrato per primo nel grafico sopra – OPPURE, utilizza la seconda strategia con un calendario centrale (ad esempio: Google Calendar) come definito nella sezione seguente.
2. Mantieni un calendario principale e assicurati che tutti gli altri calendari vengano aggiornati a questo.
Puoi anche scegliere di delegare un calendario come calendario principale (quello che modifichi direttamente tu stesso), quindi sincronizzare tutti gli altri calendari con questo.
A seconda dell’affidabilità del tuo calendario principale e della frequenza con cui importa le prenotazioni dai tuoi calendari secondari, ciò potrebbe significare che c’è un notevole ritardo tra una prenotazione aggiunta in uno dei tuoi calendari secondari e l’aggiornamento degli altri calendari secondari. Tuttavia, la semplicità di questo approccio molto probabilmente supera questa.
Le tue relazioni di sincronizzazione del calendario saranno simili a questa:
Tieni presente che per i canali che gestisci tramite il channel manager Your.Rentals, devi solo mantenere aggiornato il tuo calendario Your.Rentals e noi ci assicureremo che la disponibilità sia corretta in tutti i canali tramite Your.Rentals.
È importante notare che i fornitori dei tuoi calendari e le funzioni di importazione ed esportazione hanno tutti procedure diverse su come importare/esportare le prenotazioni e con che frequenza lo fanno. Ciò significa che se uno dei tuoi fornitori di calendari si aggiorna solo una o due volte al giorno, rischi che si verifichino discrepanze tra i tuoi calendari.
Come puoi vedere, la gestione di più account può rendere la tua strategia di sincronizzazione del calendario piuttosto complicata. L’utilizzo di uno strumento come Your.Rentals per gestire tutte le connessioni ai canali delle tue inserzioni significa che devi solo aggiornare un calendario e non è necessario investire tempo e sforzi nella configurazione di Calendar Sync.
Iniziamo
Sei pronto per iniziare con Calendar Sync? Fantastico! Scegli uno degli approcci illustrati sopra, pianifica attentamente e verifica che le prenotazioni che vedi in un calendario siano rispecchiate negli altri tuoi calendari. Tieni presente che, a seconda delle politiche di importazione del calendario di ciascun fornitore di calendari, possono essere necessarie diverse ore per la sincronizzazione delle prenotazioni.
Vuoi un modo semplice per gestire i tuoi calendari su più siti? Crea un account Your.Rentals gratuito.
