Cuando se trata de administrar tus propiedades de alquiler vacacional en múltiples canales, es absolutamente esencial que tus calendarios sean precisos y estén actualizados en todos los sitios web. Eso significa que cuando recibas una reserva para una propiedad a través de un sitio web, debes asegurarte de que esas fechas estén bloqueadas en todos los demás sitios web que utilizas, de lo contrario corres el riesgo de recibir una reserva duplicada y pagar tarifas de cancelación. Aquí puedes obtener más información sobre por qué es tan importante un calendario de alquiler vacacional preciso.

Pero actualizar manualmente varios sitios web cada vez que recibes una reserva puede significar mucho trabajo y pérdida de tiempo, especialmente si administras varias propiedades. En su lugar, debes utilizar Calendar Sync, un método digital para asegurarte automáticamente de que todos tus calendarios coinciden entre sí. Calendar Sync es bastante sencillo una vez que lo entiendes, pero vale la pena planificar cuidadosamente una estrategia de Calendar Sync antes de comenzar para garantizar que todo vaya bien.

Este artículo te ayudará a planificar tu estrategia de sincronización de calendarios y te explicará algunos de los términos clave que necesitas saber para sincronizar tus calendarios correctamente.

¿Por qué es necesaria la sincronización de calendario?

Al asegurarse de que tus calendarios sean precisos en cada sitio web, te aseguras de que tus propiedades estén siempre disponibles para recibir reservas sin necesidad de verificar y aprobar solicitudes cada vez que un huésped desea reservar una estadía. Esto te permite utilizar la opción de reserva instantánea que prefieren muchos huéspedes. Puedes leer sobre por qué esto es importante en este artículo: Por qué la solicitud de reserva está muerta.

¿Qué es iCal?

La mayor parte de la sincronización de calendarios se realiza mediante algo llamado iCalendar. También llamado iCal para abreviar, este es un formato de archivo digital que permite que la información del calendario, como reservas en tu propiedad, el cumpleaños de tu hija, citas médicas, etc., se comparte entre diferentes aplicaciones de calendario. iCal es compatible con muchos productos, incluidos Google Calendar, Apple Calendar y, ahora, muchos de los sitios web de alquiler de vacaciones que utilizas.

iCal se utiliza en la industria de los alquileres vacacionales como una forma de sincronizar las reservas entre los calendarios de alquiler de varias agencias de viajes en línea (por ejemplo, Vrbo, Booking.com, Airbnb, etc.) y sistemas. Esto significa que una reserva que recibas en un sitio web aparecerá automáticamente en los otros sitios, por lo que no correrás el riesgo de recibir una reserva duplicada.

¿Necesito un software especial para Sincronizar Calendarios?

Si bien existe un software dedicado al calendario de alquileres vacacionales, suele ser complejo e innecesario. Al usar Your.Rentals, puedes administrar tus propiedades a través del administrador de canales y mantener tus calendarios sincronizados. Your.Rentals te permite hacer esto con una sola cuenta, pero otro software de administración de alquiler vacacional puede requerir que crees una cuenta en cada sitio web.

Si bien existen muchos nombres para el proceso de sincronización de tu calendario de alquiler, lo llamamos Calendar Sync. Los calendarios de propiedades en Your.Rentals admiten tanto la importación de iCal como la exportación de iCal; esto a veces se denomina sincronización bidireccional. Esto significa que puedes “sincronizar” tus calendarios en Your.Rentals con los que tienes para la misma propiedad en Booking.com, Airbnb y cualquier otra OTA o software de calendario que admita iCal.

Tu estrategia de sincronización de calendario

Para aprovechar los beneficios de usar Calendar Sync, es importante tener una buena estrategia de calendario. De lo contrario, puede parecer que te enfrentas a un gran plato de espaguetis y estás tratando de conectar todos los extremos. La forma más sencilla de administrar tus calendarios es utilizar una herramienta como Your.Rentals para todos tus anuncios y conexiones de canales, lo que significa que solo necesitas actualizar un calendario.

Sin embargo, puedes decidir que deseas continuar usando una cuenta existente junto con Your.Rentals. En este caso, hay dos enfoques principales para tu estrategia de calendario.

Como ejemplo, supongamos que ya administras un anuncio en Vrbo y Airbnb y luego te registras en Your.Rentals para distribuir esa propiedad a docenas de otros canales sin requerir una cuenta en cada uno. Quizás también tengas un Calendario de Google, que usas para realizar un seguimiento de las Reservas Directas. En este caso, tendrías los siguientes calendarios para tu propiedad:

• Google Calendar (al que agregas reservas manuales)

• Vrbo
• Airbnb
• Your.Rentals (que distribuye tu propiedad a todos los canales habilitados)

Aquí están las 2 estrategias de calendario que puedes utilizar:

1. Administra las conexiones bidireccionales entre TODOS los sitios y calendarios que utilizas.

Con este enfoque, debes hacer una lista de los 4 calendarios que usas. Deberías encontrar la “URL de exportación de iCal” para cada uno de los calendarios anteriores y agregarlos como una “importación de iCal” a cada uno de los otros calendarios. Cuando se agrega una reserva en cualquiera de tus calendarios, se importará a los otros calendarios. Cada uno de tus calendarios estaría “importando” otros 3 calendarios.

Las relaciones de sincronización de su calendario se verán así:

Si usas este enfoque, debes recordar que si agregas un nuevo sitio o calendario para la propiedad, debes importarlo a los calendarios existentes e importar cada uno de esos calendarios al nuevo calendario.

¡IMPORTANTE! Si sincronizas las reservas de otros calendarios a un sitio web y solo importas ese calendario a Your.Rentals, solo las reservas creadas en ese sitio web se sincronizarán con Your.Rentals. En el siguiente ejemplo, las reservas importadas de Vrbo no se proporcionarán en la exportación de iCal desde Airbnb y, por lo tanto, no estarán en Your.Rentals y Google Calendar. Del mismo modo, las reservas creadas en Google Calendar no se exportarán a Airbnb o Vrbo. Y las reservas creadas en Your.Rentals no se exportarán a Vrbo.

Por esta razón, debes asegurarte de establecer una relación directa entre TODOS los calendarios como se muestra en el gráfico anterior, o utilizar la segunda estrategia con un calendario central (por ejemplo: Google Calendar) como se define en la sección siguiente.

2. Mantén un calendario principal y asegúrate de que todos los demás calendarios se actualicen con este.

También puedes optar por seleccionar un calendario como tu calendario principal (el que editas directamente tu mismo) y luego sincronizar todos los demás calendarios con este.

Dependiendo de qué tan confiable sea tu calendario principal y de la frecuencia con la que importes las reservas de tus calendarios secundarios, esto puede significar que haya una demora notable entre la creación de una reserva en uno de tus calendarios secundarios y la actualización de los otros calendarios secundarios. Sin embargo, lo más probable es que la simplicidad de este enfoque supere esto.

Las relaciones de sincronización de tu calendario se verán así:

Ten en cuenta que para los canales que administras a través del administrador de canales de Your.Rentals, solo necesitas mantener tu calendario de Your.Rentals actualizado y nos aseguraremos de que la disponibilidad sea correcta en todos los canales a través de Your.Rentals.

Es importante tener en cuenta que los proveedores de tus calendarios y las funciones de importación y exportación tienen políticas diferentes sobre cómo importan / exportan reservas y con qué frecuencia lo hacen. Eso significa que si uno de tus proveedores de calendario solo se actualiza una o dos veces al día, corres el riesgo de que se produzcan discrepancias entre tus calendarios.

Como puedes ver, mantener varias cuentas puede hacer que tu estrategia de sincronización de calendario sea bastante complicada. El uso de una herramienta como Your.Rentals para administrar todas las conexiones de canales de la lista de alquiler significa que solo necesitas actualizar un calendario y no necesitas invertir tiempo y esfuerzo en configurar una sincronización de calendario.

Empezando

¿Estás listo para comenzar con Calendar Sync? ¡Excelente! Elige uno de los enfoques anteriores, planifica con cuidado y comprueba que las reservas que ves en un calendario se reflejan en tus otros calendarios. Ten en cuenta que, según las políticas de importación de calendarios de cada proveedor de calendarios, la sincronización de las reservas puede llevar varias horas.

Para obtener ayuda y consejos sobre el uso de Calendar Sync para administrar tu calendario de alquiler de vacaciones, consulta nuestra colección de artículos de ayuda aquí.

¿Quieres una forma sencilla de administrar tus calendarios en varios sitios? Crea una cuenta gratuita en Your.Rentals gratuita.

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