Registro de huéspedes en España: una guía para anfitriones de Airbnb

¿Qué es un registro de huéspedes?

Un registro de huéspedes es básicamente un apunte con la información del huésped que se encuentra alojado. Este se lleva a cabo con fines oficiales y es realizado durante el check-in del huésped en la recepción de cualquier alojamiento durante su viaje.

La inscripción es obligatoria para todos los visitantes, tanto si han reservado alojamiento como si no lo han hecho. Durante el registro, los huéspedes deberán facilitar información esencial, como por ejemplo 

• Nombre
• Correo electrónico de contacto
• DNI (para ciudadanos españoles) o pasaporte (para ciudadanos de la UE). 

Es responsabilidad de los proveedores de alojamientos, salvaguardar la información de los huéspedes y no revelarla a personas no autorizadas.

Ley de Registro de huéspedes para anfitriones en España 

Según el Real Decreto 933/2021, todos los anfitriones de España están obligados a registrar a sus huéspedes para garantizar la seguridad ciudadana. Esto incluye alquileres vacacionales, bed and breakfast, campings, albergues y hoteles.

El reglamento de la ley obliga a registrar a todos los viajeros, independientemente de su edad, cumplimentando y firmando un formulario conocido como Parte de Entrada. En el caso de los menores de 14 años, sus datos serán facilitados por la persona mayor de edad con la que vayan acompañados. 

A continuación, el registro deberá ser enviado por los anfitriones y los propietarios y gestores de alojamientos vacacionales a las autoridades competentes en un plazo de 24 horas desde la llegada del huésped.

Registre un huésped en España 

Anteriormente, sólo había un único envío del informe del viajero, que se remitía a las distintas fuerzas de seguridad, como Hospederías de la Guardia Civil y Policía Nacional, dependiendo de la comunidad autónoma. Con la nueva normativa, son necesarios dos envíos y ambos se remitirán directamente al Ministerio del Interior.

En cambio, la nueva norma exige dos envíos de información diferentes teniendo en cuenta dos momentos distintos de una reserva. Estos son:

• El primero en la fecha en la que el anfitrión confirma la reserva.
• El segundo cuando el cliente se registra en el alojamiento.

Plataforma de Registro de Huéspedes – Ministerio del Interior

El Ministerio del Interior ha habilitado una plataforma en su Sede Electrónica para facilitar el registro de los documentos y la información que deben aportar los anfitriones privados y los administradores de fincas que desarrollen actividades de alojamiento.

Para acceder al proceso de registro, los usuarios deberán disponer de un certificado digital o estar registrados en cl@ve, y una vez cumplimentado el formulario correspondiente, se obtendrán todos los datos necesarios para operar en la aplicación.

Nota: Cl@ve es una plataforma de verificación de identidad electrónica para la identificación y autenticación segura de los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. En este caso es relevante para anfitriones de alquileres y administradores de propiedades.

Página del Ministerio del Interior español para el registro de huéspedes por parte de los anfitriones

Automatiza el Registro de Huéspedes – Your.Rentals

Con Your.Rentals puede facilitar el proceso de registro de huéspedes sin demora garantizando la privacidad de la información y el cumplimiento legal con las autoridades pertinentes.

Si desea saber más al respecto, puede leer la guía Registros de Huéspedes para Anfitriones que describe las funcionalidades y procesos incorporados en Your.Rentals para facilitar el registro de huéspedes. 

Si ya tienes una cuenta en Your.Rentals y te preguntas cómo conectarla con el Ministerio del Interior español, puedes leer el artículo sobre Transmisión de Datos de Huéspedes donde explicamos cómo hacerlo paso a paso.

Registro de Huéspedes – Guía para anfitriones

Transmisión de datos de huéspedes

Fácil Registro de Huéspedes en España usando Your.Rentals

Cómo registrar su propiedad vacacional en el Ministerio del Interior

Para poder registrar la información de sus huéspedes a través de las plataformas online, primero tendrá que registrar su propiedad vacacional proporcionando la información obligatoria. 

A continuación le presentamos una lista de información que deberá recopilar.

Detalles del propietario

• Nombre y apellido
• Género – masculino/femenino
• Número de indentidad
• Tipo de documento (DNI, Pasaporte o TIE)
• Nacionalidad
• Fecha de nacimiento
• Numero de telefono
• Email

Detalles de la propiedad

• Dirección completa
• Codigo postal
• Ciudad
• País
• Cantidad de habitaciones
• Conexión a internet (sí/no)

Informe de viajeros

El informe del viajero, también conocido como “hoja de registro de viajeros” o “expediente de viajeros”, tiene una importancia significativa.

Es obligatorio conservar todos los informes de los viajeros durante un periodo mínimo de 3 años en el libro de registro de viajeros. El formato del libro debe ser digital y constar de un mínimo de 100 y un máximo de 500 hojas.

Según la reciente normativa, los anfitriones son responsables de garantizar la exactitud de los datos facilitados.

Registro de huéspedes – Información requerida del huésped

Si está planeando un viaje a España como invitado y quiere saber qué información tendrá que facilitar al registrarse en su alojamiento, siga nuestra completa guía sobre el registro de invitados en España. 

En ella respondemos a si los huéspedes necesitan facilitar sus datos personales, cómo se utilizan y las medidas que se tomarán para garantizar la protección de su intimidad.

Guía de registro para huéspedes

Sanciones para los anfitriones que no comuniquen los formularios de huéspedes

Los anfitriones son responsables de la exactitud de los datos facilitados por los huéspedes y deben crear un registro electrónico con los datos recogidos durante un periodo de tres años a partir de la finalización del servicio.

Dado que es una obligación presentar la información de los huéspedes al Ministerio del Interior español, es importante hacerlo a tiempo. En caso de que un anfitrión decida no presentarla, las consecuencias de no registrar a los huéspedes y no informar a las autoridades podrían acarrear importantes multas y sanciones.

Conclusion

Como hemos mencionado antes, es importante que no olvide comunicar su formulario de registro de huéspedes al Ministerio del Interior español para garantizar el cumplimiento del Real Decreto 233/21 para anfitriones y administradores de propiedades.

Algunos puntos clave importantes a tener en cuenta al hacerlo:

• Cada registro de huéspedes debe conservarse durante al menos 3 años.
• Debe registrar a un huésped a través de la plataforma del Ministerio del Interior español.
• Debe presentar dos informaciones distintas teniendo en cuenta los diferentes momentos de una reserva.
• El formulario de registro de huéspedes (Parte de Entrada) debe presentarse en las 24 horas siguientes a la entrada del huésped.

Esperamos que este artículo haya sido de su interés. No olvide compartirlo si le ha sido útil.